Hướng dẫn thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân chi tiết
Hoàn thuế thu nhập cá nhân (còn gọi là TNCN) là quá trình người nộp thuế được hoàn lại một phần số thuế đã nộp trong năm quyết toán từ Cơ quan thuế, nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định của pháp luật. Vậy quy trình hoàn thuế thu nhập cá nhân được thực hiện như thế nào? Cần chuẩn bị những loại hồ sơ, thủ tục gì? Hãy theo dõi bài viết dưới đây của CrystalBooks để tìm hiểu chi tiết.
Điều kiện hoàn thuế TNCN
Trình bày nội dung dựa trên Điều 23 Thông tư 92/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung Điều 53 Thông tư 156/2013/TT-BTC)
Theo Khoản 2 Điều 8 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007, các trường hợp được hoàn thuế thu nhập cá nhân bao gồm:
- Số tiền thuế đã nộp vượt quá số tiền thuế phải nộp.
- Cá nhân đã nộp thuế nhưng thu nhập tính thuế chưa tới mức phải nộp.
- Các trường hợp khác (theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền).
Khoản 2, 3 Điều 28 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định để được hoàn thuế thu nhập cá nhân, cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Để được hoàn thuế, cá nhân cần có Mã số thuế, thuộc các trường hợp được hoàn thuế và cần nộp đề nghị hoàn thuế theo đúng quy định và được cơ quan thuế chấp thuận.
- Đối với cá nhân ủy quyền quyết toán thuế qua tổ chức/cá nhân trả thu nhập, việc hoàn thuế sẽ được thực hiện thông qua tổ chức hoặc cá nhân đã trả thu nhập. Khi quyết toán thuế TNCN, Tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập sẽ bù trừ thuế nộp thừa hoặc thiếu trong năm. Nếu nộp dư thì được bù trừ vào kỳ sau hoặc đề nghị hòa thuế.
- Với cá nhân tự khai thuế trực tiếp thì có thể nộp đề nghị hoàn thuế hoặc chọn bù trừ vào kỳ tính thuế tiếp theo.
Thủ tục, hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân
Thủ tục hoàn thuế TNCN với doanh nghiệp được ủy quyền
Theo Quyết định 1462/QĐ-BTC thì thủ tục hoàn thuế TNCN với Doanh nghiệp/ cá nhân trả thu nhập được ủy quyền dựa vào các văn bản Luật Quản lý thuế 2019 ban hành ngày 13/6/2019; Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020 của Chính phủ; Thông tư số 80/2021/TT-BTC ban hành ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính.
Quy trình hoàn thuế
- Bước 1: Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công thực hiện quyết toán thuế cho các cá nhân có ủy quyền. Sau khi bù trừ số thuế nộp thừa hoặc nộp thiếu, nếu còn số thuế nộp thừa và có yêu cầu hoàn trả, tổ chức, cá nhân trả thu nhập cần chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế.
- Bước 2: Có 2 cách nộp hồ sơ hoàn thuế là nộp hồ sơ giấy (trực tiếp hoặc qua đường bưu chính) và nộp hồ sơ điện tử. Hồ sơ được nộp trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc qua đường bưu chính sẽ được Cơ quan thuế tiếp nhận và giải quyết quy định. Hồ sơ gửi qua giao dịch điện tử (thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ T-VAN) sẽ được hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của cơ quan thuế tiếp nhận, kiểm tra, chấp nhận và xử lý. Khi có kết quả, hệ thống sẽ trả kết quả thông qua cổng thông tin điện tử.
Hồ sơ hoàn thuế
- Văn bản yêu cầu xử lý số tiền thuế, tiền chậm nộp, và tiền phạt nộp thừa theo mẫu số 01/DNXLNT tại Phụ lục II - Mẫu biểu hồ sơ khai thuế ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC;
- Văn bản ủy quyền trong trường hợp người nộp thuế không trực tiếp thực hiện thủ tục hoàn thuế (theo quy định của pháp luật), trừ khi đại lý thuế thực hiện nộp hồ sơ hoàn thuế theo hợp đồng đã ký với người nộp thuế;
- Bảng kê chứng từ nộp thuế theo mẫu số 02-1/HT tại Phụ lục II - Mẫu biểu hồ sơ khai thuế ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC.
Thủ tục hoàn thuế TNCN với cá nhân tự quyết toán
Theo Quyết định 1462/QĐ-BTC thì thủ tục hoàn thuế TNCN với cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế sẽ căn cứ vào những điều luật tương tự thủ tục hoàn thuế TNCN với doanh nghiệp được ủy quyền
Nơi nộp hồ sơ
Phụ thuộc vào nơi cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công mà nộp hồ sơ thuế tại các trụ sở cơ quan thuế khác nhau:
- Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một nơi sẽ thực hiện nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân trực tiếp khai thuế trong năm.
- Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại hai nơi trở lên thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi có nguồn thu nhập lớn nhất trong năm. Trường hợp không xác định được nguồn thu nhập lớn nhất thì có thể tự chọn nơi nộp hồ sơ tại Cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú hoặc Cơ quan thuế quản lý tổ chức chi trả thu nhập.
- Cá nhân thay đổi nơi làm việc nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý tổ chức trả thu nhập cuối cùng nếu tổ chức có tính giảm trừ gia cảnh, nếu các tổ chức trả thu nhập trong năm không tính giảm trừ gia cảnh thì nộp hồ sơ tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.
- Cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng hoặc ký hợp đồng cung cấp dịch vụ tại một nơi hoặc nhiều nơi đã bị khấu trừ 10% thì nộp hồ sơ quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.
- Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một hoặc nhiều nơi nhưng tại thời điểm quyết toán không làm việc tại bất kỳ tổ chức, cá nhân nào thì nộp hồ sơ tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.
- Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công, thuộc diện trực tiếp quyết toán thuế và có hồ sơ đề nghị giảm thuế (do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo...) thì nộp hồ sơ tại cơ quan thuế nơi cá nhân đã nộp hồ sơ giảm thuế.
Hồ sơ hoàn thuế
Với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế, có số thuế nộp thừa và đề nghị hoàn trên tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân thì không phải nộp hồ sơ hoàn thuế.
Cơ quan thuế căn cứ vào hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân để giải quyết hoàn nộp thừa cho người nộp thuế theo quy định. Hồ sơ quyết toán thuế TNCN bao gồm
- Tài liệu bắt buộc gồm Tờ khai quyết toán thuế theo mẫu số 02/QTT-TNCN và Phụ lục giảm trừ gia cảnh theo mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN.
- Chứng từ liên quan đến thuế gồm bản sao chứng từ khấu trừ thuế, tạm nộp, hoặc nộp ở nước ngoài (nếu có). Trong trường hợp không có chứng từ khấu trừ (do tổ chức trả thu nhập đã ngừng hoạt động), cơ quan thuế xem xét dựa trên dữ liệu ngành. Với trường hợp chứng từ khấu trừ thuế điện tử người nộp thuế sử dụng bản in giấy từ chứng từ khấu trừ điện tử do tổ chức trả thu nhập cung cấp.
- Các tài liệu bổ sung (nếu áp dụng):
- Bản sao giấy chứng nhận khấu trừ thuế hoặc chứng từ ngân hàng xác nhận nộp thuế ở nước ngoài.
- Hóa đơn, chứng từ minh chứng đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học.
- Tài liệu chứng minh thu nhập từ tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán hoặc thu nhập từ nước ngoài.
- Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc (nếu tính giảm trừ tại thời điểm quyết toán).
Quy định về thời gian hoàn thuế thu nhập cá nhân cho người lao động
- Đối với hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước: Chậm nhất 06 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan quản lý thuế có thông báo bằng văn bản về việc chấp nhận hồ sơ và thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế.
- Đối với hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế: Chậm nhất là 40 ngày kể từ ngày cơ quan quản lý thuế có thông báo bằng văn bản về việc chấp nhận hồ sơ và thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế.
Cách nộp hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân online chi tiết
Cách 1: Hoàn thuế TNCN trên Công thông tin Tổng cục thuế
Bước 1: Truy cập cổng thông tin
- Vào website: https://thuedientu.gdt.gov.vn/
- Chọn mục "Cá nhân."
Bước 2: Đăng nhập
- Điền tài khoản và thông tin đăng nhập.
- Cách này yêu cầu Người nộp thuế phải có tài khoản trên Cổng thông tin Tổng cục Thuế để thực hiện.
Bước 3: Chọn chức năng
- Vào mục "Quyết toán thuế" -> Chọn "Kê khai thuế trực tuyến."
Bước 4: Nhập thông tin tờ khai
- Tên, địa chỉ, số điện thoại, email: Điền thông tin cá nhân của người nộp thuế.
- Loại tờ khai: Chọn mẫu 02/QTT-TNCN.
- [01] đến [06] sẽ được hệ thống tự động điền.
- Thông tin cá nhân: Điền địa chỉ thường trú, số điện thoại, email (bắt buộc), …
- Thông tin thu nhập:
- [20] Tổng thu nhập chịu thuế = [21] + [23]
- [21] Tổng thu nhập phát sinh tại Việt Nam.
- [22] Tổng TNCT phát sinh tại Việt Nam được miễn giảm theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (nếu có)
- [23] Tổng thu nhập phát sinh ngoài Việt Nam (nếu có).
- Các khoản giảm trừ:
- [24] Số người phụ thuộc (tự động tính theo bảng kê 02-1/BK-QTT-TNCN)
- [25] đến [27] tự động được điền
- [28] Đóng góp từ thiện, nhân đạo (nếu có).
- [29] Các khoản đóng bảo hiểm.
- [30] Đóng quỹ hưu trí tự nguyện.
- Thông tin thuế:
- [31] đến [33] được tự động tính
- [34] Thuế đã khấu trừ tại nguồn.
- [35] Thuế đã nộp không qua tổ chức trả thu nhập.
- [36] Thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có) và không được vượt quá [32] x {[23]/([20] –[22])}x 100%.
- [37] Số thuế đã khấu trừ, đã nộp ở nước ngoài trùng do quyết toán vắt năm
- [38] Số thuế đã nộp trong năm không qua tổ chức trả thu nhập trùng do quyết toán vắt năm
- [39] Tổng số thuế TNCN được giảm trong kỳ: [39]=[40]+[41]
- [40] Số thuế phải nộp trùng do quyết toán vắt năm
- [41] Tổng số thuế TNCN được giảm khác
- [42] Tổng số thuế còn phải nộp trong kỳ [42]=([32]-[33]-[39])>0: [42]=[32]-[33]-[39] trong trường hợp [42]=([32]-[33]-[39])>0
- [43] Nếu [42] bé hơn 50.000 thì khai vào chỉ tiêu này
- Số thuế hoàn, bù trừ:
- [44]=([32]-[33]-[39])<0, Thuế nộp thừa (nếu có)
- [45]=[46]+[47] Thuế đề nghị hoàn trả hoặc bù trừ.
- [46] Nhập số tiền thuế đề nghị hoàn
- [47] Nếu bù trừ cho khoản khác phải nộp vào ngân sách nhà nước thì ghi vào chỉ tiêu này
- [48] = [44] - [45]
Bước 5: Hoàn thành kê khai
- Bấm "Tiếp tục" để nhập dữ liệu tờ khai.
- Chọn "Hoàn thành kê khai."
Bước 6: Xuất tờ khai và ký nộp
- Kết xuất tờ khai dưới định dạng XML.
- Chọn "Ký và nộp tờ khai," nhập mã PIN và nhấn "Chấp nhận."
- Hệ thống sẽ tự động tiếp nhận yêu cầu hoàn thuế (nếu có).
Cách 2: Hoàn thuế TNCN trên eTax Mobile
Bước 1: Đăng nhập và chọn đề nghị hoàn thuế
- Mở ứng dụng eTax Mobile và đăng nhập tài khoản.
- Vào mục Đề nghị xử lý khoản nộp thừa.
- Lựa chọn Cục Thuế và Chi cục Thuế (nếu cần) để gửi đơn đề nghị.
- Nhấn Tiếp tục.
Bước 2: Điền thông tin cá nhân
- Nhập thông tin người làm đơn đề nghị.
- Lưu ý: Các mục có dấu (*) là bắt buộc.
- Nhấn Tiếp tục.
Bước 3: Xác minh thông tin nộp thừa
- Kiểm tra lại số tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt đã nộp thừa.
- Nhấn Tiếp tục.
Bước 4: Điền thông tin bù trừ
- Nhập các khoản tiền phải nộp, số tiền đề nghị bù trừ từ khoản nộp thừa, và số tiền còn phải nộp sau bù trừ.
- Lưu ý: Các mục có dấu (*) là bắt buộc.
- Nhấn Tiếp tục.
Bước 5: Xác minh thông tin đề nghị:
- Kiểm tra lại các thông tin về khoản nộp thừa và nội dung đề nghị xử lý.
- Nhấn Tiếp tục.
Bước 6: Đính kèm tài liệu
- Đặt tên tài liệu đính kèm và chọn đơn đề nghị hoàn thuế.
- Chọn tờ khai: 02/QTT-TNCN – Tờ khai quyết toán thuế TNCN (TT80/2021).
- Nhấn Tiếp tục.
Bước 7: Xác thực và hoàn tất
- Nhập mã OTP được gửi đến số điện thoại của người nộp thuế.
- Nhấn Hoàn thành.
Việc nắm rõ các bước thực hiện và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ không chỉ giúp quá trình hoàn thuế diễn ra nhanh chóng, thuận lợi mà còn giảm thiểu các sai sót có thể xảy ra. Hãy chủ động cập nhật thông tin và thực hiện đúng quy trình để đảm bảo bạn nhận được quyền lợi hoàn thuế kịp thời và chính xác.
>>>Khám phá các bài viết liên quan
