Hướng dẫn cách hạch toán kế toán bán hàng

Để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc ghi nhận các giao dịch bán hàng, việc nắm vững cách hạch toán kế toán bán hàng là điều cần thiết. Trong bài viết này, Phần mềm kế toán và quản lý kinh doanh CrystalBooks sẽ hướng dẫn bạn chi tiết các bước và quy trình hạch toán kế toán bán hàng, giúp bạn quản lý tài chính doanh nghiệp một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.

Nhiệm vụ của kế toán bán hàng như thế nào?

Nhiệm vụ của kế toán bán hàng trong một doanh nghiệp rất quan trọng và đa dạng, bao gồm các công việc chủ yếu sau:

• Ghi nhận và hạch toán các giao dịch bán hàng: Kế toán bán hàng phải ghi nhận đầy đủ các giao dịch mua bán theo từng đơn hàng, hợp đồng hoặc các hình thức khác nhau như bán hàng trực tiếp tại cửa hàng, qua điện thoại, internet, điều này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong hạch toán.
• Quản lý hệ thống thông tin bán hàng: Kế toán phải quản lý thông tin về khách hàng, sản phẩm, đơn hàng và các điều kiện bán hàng. Việc này bao gồm cập nhật các thông tin mới, quản lý khách hàng theo dõi các khoản nợ, các chính sách giảm giá và các điều kiện bán hàng đặc biệt.
• Lập và phân tích báo cáo bán hàng: Kế toán bán hàng phải thường xuyên lập báo cáo về doanh thu, lợi nhuận từ hoạt động bán hàng để cung cấp thông tin cho các bộ phận quản lý và điều hành. Phân tích báo cáo này giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả của chiến lược bán hàng, dự báo và điều chỉnh kế hoạch kinh doanh.
• Thực hiện hạch toán thuế GTGT: Kế toán bán hàng phải chịu trách nhiệm tính toán, khấu trừ và nộp thuế GTGT theo quy định của pháp luật. Điều này đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế và tránh các rủi ro phát sinh từ việc không tuân thủ.
• Hỗ trợ trong đàm phán và quản lý hợp đồng: Kế toán bán hàng thường có vai trò hỗ trợ trong đàm phán với khách hàng về điều kiện thanh toán, giá cả và các điều khoản khác trong hợp đồng bán hàng. Điều này giúp đảm bảo rằng các giao dịch được thực hiện đúng thời hạn và đạt được lợi ích lớn nhất cho doanh nghiệp.
• Kiểm soát công nợ & quản lý khoản phải thu: Kế toán bán hàng phải liên tục theo dõi công nợ khách hàng, đảm bảo việc thu tiền đúng hạn và quản lý các khoản phải thu để giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa lưu lượng tiền mặt của doanh nghiệp.

Mặc dù công việc của kế toán bán hàng có vẻ đơn giản, thực tế lại đòi hỏi nhiều nghiệp vụ ghi nhận, đối chiếu và xử lý thông tin phức tạp.

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng phần mềm kế toán để hỗ trợ, giúp nâng cao hiệu quả và độ chính xác trong công việc. Trong số đó, phần mềm kế toán và quản lý kinh doanh CrystalBooks là một trong những lựa chọn đáng tin cậy nhất cho mọi doanh nghiệp hiện nay.

Nghiệp vụ kế toán bán hàng gồm những thứ gì?

Những trường hợp bán hàng và ghi hạch toán

Theo giá

Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng theo báo giá, thông thường sẽ có các hoạt động sau:

• Nhân viên bán hàng sẽ gửi báo giá đến cho khách hàng.
• Khách hàng đặt mua hàng dựa trên thông tin báo giá.
• Nhân viên bán hàng yêu cầu xuất hóa đơn và xuất kho hàng hóa được khách hàng đặt mua.
• Kế toán kho lập Phiếu xuất kho và chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
• Dựa vào Phiếu xuất kho, Thủ kho xuất kho hàng hóa và ghi sổ kho.
• Nhân viên bán hàng sẽ nhận hàng & giao cho khách hàng.
• Kế toán bán hàng xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu bán hàng.

Hướng dẫn định khoản:

Ghi nhận doanh thu:

• Nợ TK 111, 131: Tổng giá thanh toán
• Có TK 511: Doanh thu bán hàng
• Có TK 3331: Thuế giá trị gia tăng phải nộp (nếu có)

Đồng thời phát sinh bút toán ghi nhận giá vốn hàng bán:

• Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
• Có TK 155, 156…: Hàng hóa

Theo đơn đặt hàng

Nghiệp vụ bán hàng theo đơn đặt hàng, thông thường sẽ có các hoạt động như sau:

• Nhân viên bán hàng tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng.
• Dựa trên đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng yêu cầu xuất kho hàng hóa đã được đặt mua.
• Kế toán kho tạo Phiếu xuất kho và chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc phê duyệt.
• Thủ kho dựa trên Phiếu xuất kho để xuất hàng và ghi sổ kho.
• Nhân viên bán hàng nhận hàng, giao cho khách hàng.
• Kế toán bán hàng sẽ ghi nhận doanh thu bán hàng.
• Nhân viên bán hàng yêu cầu kế toán xuất hóa đơn cho khách hàng.
• Nhân viên bán hàng giao hóa đơn cho khách và yêu cầu khách thanh toán.

Định khoản tương tự như trường hợp trên.

Theo hợp đồng

Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng theo hợp đồng, thông thường sẽ có các hoạt động sau:

• Nhân viên kinh doanh ký kết hợp đồng bán hàng với khách hàng.
• Đến ngày giao hàng theo hợp đồng, nhân viên kinh doanh phải xuất hàng cho khách hàng.
• Kế toán kho tạo phiếu xuất kho và chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt.
• Thủ kho dựa vào phiếu xuất kho để xuất hàng hóa và ghi vào sổ kho.
• Nhân viên kinh doanh nhận hàng và rồi sẽ giao cho khách hàng.
• Kế toán bán hàng ghi nhận doanh thu của việc bán hàng.
• Nhân viên bán hàng yêu cầu kế toán xuất hóa đơn cho khách hàng.
• Nhân viên bán hàng giao hóa đơn cho khách hàng và yêu cầu thanh toán.

Định khoản tương tự như trường hợp theo giá bán.

Khách hàng mua hàng tại kho, cửa hàng

Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng hóa, dịch vụ, thông thường sẽ diễn ra các bước sau:

• Khách hàng đến mua hàng và nhân viên bán hàng dựa vào yêu cầu của khách hàng để đề nghị xuất kho.
• Kế toán kho lập phiếu xuất kho và chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt.
• Thủ kho dựa vào phiếu xuất kho để xuất hàng hóa và ghi vào sổ kho.
• Nhân viên kinh doanh nhận hàng, giao cho khách hàng.
• Kế toán bán hàng sẽ ghi nhận doanh thu bán hàng.
• Người bán hàng yêu cầu kế toán xuất hóa đơn cho khách hàng.
• Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, nhân viên bán hàng sẽ nhận tiền và nộp vào quỹ. Nếu thanh toán bằng chuyển khoản, khách hàng sẽ chuyển tiền vào tài khoản của công ty.

Khách hàng mua hàng tại kho, cửa hàng sẽ phải tiến hành hạch toán kế toán.

Bán hàng có chiết khấu thương mại

Khi ký hợp đồng hoặc đơn đặt hàng giữa doanh nghiệp và khách hàng, nếu thỏa thuận về việc mua hàng với số lượng lớn được hưởng chiết khấu thương mại theo tỷ lệ % hoặc số tiền, quy trình bán hàng sẽ diễn ra như sau:

• Khách hàng gọi điện hoặc gửi email yêu cầu mua hàng và đề nghị công ty báo giá. Nhân viên bán hàng gửi báo giá cho khách hàng dựa trên yêu cầu này.
• Sau khi khách hàng liên hệ yêu cầu giao hàng, nhân viên bán hàng lập đề nghị xuất kho.
• Kế toán kho lập phiếu xuất kho và chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt.
• Thủ kho xuất kho hàng hóa dựa trên phiếu xuất kho và ghi vào sổ kho.
• Nhân viên bán hàng nhận hàng và tiến hành giao cho khách hàng. Nếu số lượng mua thỏa mãn điều kiện hưởng chiết khấu thương mại, nhân viên bán hàng sẽ đề nghị kế toán áp dụng chiết khấu này.
• Kế toán bán hàng ghi nhận doanh số bán hàng, công nợ và chiết khấu thương mại dành cho khách hàng.
• Nhân viên bán hàng yêu cầu kế toán xuất hóa đơn cho khách hàng.
• Sau khi khách hàng nhận hóa đơn, nhân viên bán hàng sẽ yêu cầu khách hàng ký nhận trên hóa đơn và biên bản xác nhận đã nhận hóa đơn gốc. Tuy nhiên, hiện nay khách hàng có thể xác nhận việc nhận hóa đơn điện tử bằng cách kiểm tra hóa đơn qua hệ thống hoặc bằng cách gửi phản hồi qua email hoặc hệ thống quản lý hóa đơn. Không cần ký vào hóa đơn như khi sử dụng hóa đơn giấy.

Doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều hình thức chiết khấu thương mại, mỗi trường hợp sẽ có cách hạch toán khác nhau:

- Trường hợp giá bán trên hóa đơn GTGT đã bao gồm chiết khấu thương mại, kế toán sẽ hạch toán doanh thu và giá vốn như bình thường.

- Trường hợp kế toán lập hóa đơn điều chỉnh giảm để tính chiết khấu thương mại cho khách hàng, hạch toán như sau:

• Nợ TK 521 (theo Thông tư 200) hoặc Nợ TK 511 (theo Thông tư 133)
• Nợ TK 3331
• Có TK 131, 111, 112

Bán hàng khuyến mại

Bán khuyến mại không điều kiện

Khi doanh nghiệp triển khai chương trình khuyến mại cho khách hàng, thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:

Trước khi thực hiện chương trình khuyến mại, doanh nghiệp có thể gặp hai trường hợp:

• Đăng ký với Sở Công thương: Doanh nghiệp phải đăng ký nội dung chương trình khuyến mại với Sở Công thương chậm nhất là 7 ngày làm việc trước khi chương trình khuyến mại bắt đầu. Sau khi được duyệt, bộ phận thực hiện chương trình khuyến mại sẽ lập đề nghị xuất kho hàng hóa.
• Không đăng ký với Sở Công thương: Dựa trên kế hoạch chương trình khuyến mại đã được phê duyệt, bộ phận thực hiện chương trình sẽ lập đề nghị xuất kho hàng hóa.

Xuất kho hàng hóa:

• Kế toán lập phiếu xuất kho và chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt.
• Thủ kho xuất kho hàng hóa theo phiếu xuất kho đã được phê duyệt.
• Thủ kho ghi sổ kho và kế toán ghi sổ kế toán kho.

Thực hiện các chương trình khuyến mãi:

• Bộ phận thực hiện các chương trình mang hàng hóa để tiến hành khuyến mãi.
• Kế toán xuất hóa đơn cho hàng khuyến mại và ghi nhận vào chi phí của bộ phận thực hiện chương trình.

Định khoản kế toán:

• Trường hợp xuất hàng để khuyến mại, quảng cáo không thu tiền, có đăng ký chương trình với Sở Công thương: Đơn vị xuất hóa đơn GTGT với giá tính thuế bằng 0:
  • Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (TT200) hoặc Nợ TK 6421 (TT133)
  • Có TK 155, 156
• Trường hợp xuất hàng để khuyến mại, quảng cáo không thu tiền, không đăng ký chương trình với Sở Công thương: Phải kê khai, tính nộp thuế như hàng hóa, dịch vụ dùng để tiêu dùng nội bộ, biếu, tặng, cho. Giá tính thuế giá trị gia tăng của hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh việc tiêu dùng hàng hóa, dịch vụ (theo Khoản 5 Điều 7 chương II Thông tư 219/2013/TT-BTC):
  • Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (TT200)/ Nợ TK 6421 (TT133)
  • Có TK 155, 156
  • Có TK 3331 – Thuế giá trị gia tăng phải nộp

Bán khuyến mại có điều kiện

Khi doanh nghiệp triển khai chương trình khuyến mại cho khách hàng, thông thường sẽ diễn ra các hoạt động sau:

• Kế toán kho lập Phiếu xuất kho và chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
• Thủ kho thực hiện xuất kho hàng hóa theo Phiếu xuất kho và ghi vào Sổ Kho.
• Nhân viên kinh doanh nhận hàng và giao cho khách hàng, đồng thời theo dõi doanh số mua của khách hàng hoặc phát hàng khuyến mãi theo chương trình đã đăng ký.
• Kế toán ghi nhận doanh số việc bán hàng & doanh số hàng khuyến mãi.
• Nhân viên kinh doanh yêu cầu kế toán bán hàng xuất hóa đơn cho khách hàng.
• Khi kết thúc chương trình khuyến mại (đối với khách hàng truyền thống), kế toán bán hàng và nhân viên kinh doanh tiến hành đối chiếu để xác định khách hàng thỏa mãn điều kiện được hưởng chương trình khuyến mãi, sau đó thực hiện trả hàng khuyến mãi cho khách hàng.
• Kết thúc chương trình khuyến mãi, doanh nghiệp lập báo cáo kết quả chương trình khuyến mãi gửi Sở Công thương.

Định khoản kế toán:

Trường hợp khuyến mại có kèm điều kiện như mua sản phẩm được tặng sản phẩm khác và đã đăng ký với Sở Công thương:

Phải phân bổ số tiền thu được để tính doanh thu cho cả hàng khuyến mãi; giá trị hàng khuyến mại được tính vào giá vốn (trường hợp này bản chất giao dịch là giảm giá hàng bán). Hóa đơn xuất ra cho hàng khuyến mại sẽ có giá tính thuế bằng 0. Khi cung cấp hàng khuyến mại cho khách hàng, ghi nhận giá vốn hàng bán:

• Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
• Có TK 155, 156

Trường hợp khuyến mại có kèm điều kiện nhưng không đăng ký với Sở Công thương:

Phải phân bổ số tiền thu được để tính doanh thu cho cả hàng khuyến mại, giá trị hàng khuyến mại được tính vào chi phí. Hóa đơn xuất ra cho hàng khuyến mại vẫn hiển thị đơn giá và thành tiền, ghi nhận giá vốn hàng bán:

• Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
• Có TK 155, 156
• Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp

Sau khi ghi nhận giá vốn hàng bán, kế toán thực hiện bút toán phân bổ doanh thu cho cả sản phẩm bán và sản phẩm khuyến mại cho cả hai trường hợp.

Sau khi ghi nhận giá vốn hàng bán, kế toán phân bổ doanh thu cho cả sản phẩm bán và sản phẩm khuyến mại.

Giảm giá hàng bán

Khi phát sinh nghiệp vụ giảm giá hàng bán, thông thường sẽ bao gồm các bước sau:

• Nếu phát hiện hàng mua không đạt yêu cầu về quy cách hoặc chất lượng theo hợp đồng, khách hàng sẽ thỏa thuận với doanh nghiệp và lập biên bản về việc giảm giá hàng bán. Trường hợp khuyến mại kèm điều kiện phải mua sản phẩm (ví dụ: mua 2 tặng 1) cũng được coi như giảm giá hàng bán.
• Kế toán bán hàng lập hóa đơn giảm giá hàng bán và giao cho khách hàng.
• Kế toán bán hàng hạch toán khoản giảm giá hàng bán và ghi sổ kế toán.

Hướng dẫn hạch toán giảm giá hàng bán trong các trường hợp:

Giảm giá ngay khi bán hàng:

• Khi lập hóa đơn: Giá ghi trên hóa đơn là giá đã giảm.
• Khi hạch toán: Kế toán phản ánh doanh thu theo giá đã giảm (ghi nhận theo doanh thu thuần) và không phản ánh riêng số giảm giá.

Giảm giá sau khi bán hàng:

Khi doanh nghiệp đã xuất hóa đơn và giao hàng cho khách hàng, sau đó phát hiện ra hàng hóa kém chất lượng hoặc không đạt quy cách, hai bên sẽ lập biên bản xác nhận hàng lỗi hoặc kém chất lượng và bên xuất hóa đơn sẽ điều chỉnh giảm đơn giá.

Khi hạch toán: Khi có chứng từ xác định khoản giảm giá hàng bán cho người mua về số lượng hàng đã bán do kém chất lượng hoặc không đúng quy cách hợp đồng:

• Nợ TK 5213 – Giảm giá hàng bán (theo giá bán chưa có thuế GTGT)
• Nợ TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311) (số thuế GTGT của hàng bán phải giảm giá)
• Có các TK 111, 112, 131…
• Nợ TK 5213 – Giảm giá hàng bán (nếu áp dụng Thông tư 200) / Nợ TK 511 (nếu áp dụng Thông tư 133)

>>>Khám phá ngay: Hạch toán kế toán khách sạn mới nhất 2024

Trả lại hàng bán

Khi phát sinh nghiệp vụ khách hàng trả lại hàng đã bán, thường bao gồm các bước sau:

• Nếu phát hiện hàng mua không đạt yêu cầu về quy cách hoặc chất lượng theo hợp đồng, khách hàng sẽ thỏa thuận với doanh nghiệp để trả lại hàng đã mua.
• Đối với khách hàng là doanh nghiệp có khả năng xuất hóa đơn, khách hàng sẽ xuất hàng và hóa đơn trả lại hàng. Nếu khách hàng không có hóa đơn, khi trả lại hàng hóa, bên mua và bên bán phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá chưa bao gồm thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hóa đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn), lý do trả hàng và bên bán thu hồi hóa đơn đã lập.
• Nhân viên kinh doanh nhận hóa đơn (hoặc biên bản thu hồi hóa đơn và hóa đơn đã xuất cho khách hàng nếu khách hàng không có hóa đơn) và hàng hóa.
• Nhân viên kinh doanh đề nghị nhập kho hàng bị trả lại.
• Kế toán kho lập Phiếu nhập kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
• Căn cứ vào Phiếu nhập kho, Thủ kho nhập kho hàng bị trả lại và ghi sổ kho.
• Kế toán bán hàng căn cứ vào hóa đơn bán hàng do khách hàng trả lại, thực hiện hạch toán và ghi sổ kế toán.

Hướng dẫn hạch toán:

• Khi doanh nghiệp bán hàng, kế toán viên thực hiện bút toán ghi nhận doanh thu hàng bán và bút toán ghi nhận giá vốn hàng bán như trường hợp theo giá
• Khi khách hàng trả lại hàng, kế toán viên thực hiện bút toán hạch toán hàng bán bị trả lại bằng cách ghi nhận giảm trừ doanh thu và giảm giá vốn hàng bán tương tự như trên

Hướng dẫn hạch toán kế toán bán hàng

>>>Xem ngay: Hạch toán kế toán hành chính sự nghiệp 2024

Các trường hợp bán hàng và ủy thác xuất khẩu

Bán hàng xuất khẩu

Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng xuất khẩu, quy trình thường diễn ra như sau:

• Nhân viên kinh doanh ký kết hợp đồng bán hàng xuất khẩu với khách hàng
• Đặt chỗ trên tàu để xếp và chuyển hàng
• Phát hành các chứng từ xuất khẩu: Hợp đồng, Hóa đơn, Tờ khai, Vận đơn, Chứng nhận xuất xứ
• Khi hàng ra đến cảng, sẽ làm thủ tục để thông quan
• Khi hàng bắt đầu rời cảng, bộ chứng từ sẽ được gửi tới cho khách hàng
• Nhân viên kinh doanh thông báo cho khách hàng để theo dõi và nhận hàng
• Yêu cầu khách hàng thanh toán sau khi đã nhận hàng

Hướng dẫn định khoản:

Ghi nhận doanh thu bán hàng và thuế xuất khẩu:

Trường hợp 1: Tách ngay được thuế xuất khẩu phải nộp tại thời điểm giao dịch phát sinh:

• Nợ các TK 111, 112, 131: Tổng giá thanh toán
• Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
• Có TK 3333: Thuế xuất nhập khẩu (chi tiết thuế XK).

Trường hợp 2: Không tách ngay được thuế xuất khẩu phải nộp tại thời điểm giao dịch phát sinh:

- Hạch toán doanh thu:

• Nợ các TK 111, 112, 131: Tổng giá thanh toán
• Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

- Xác định số thuế xuất khẩu phải nộp:

• Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng
• Có TK 3333: Thuế xuất nhập khẩu

Ghi nhận giá vốn:

• Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
• Có TK 155, 156: Hàng hóa

Khi nộp thuế xuất khẩu vào ngân sách nhà nước:

• Nợ TK 3333: Thuế xuất nhập khẩu.
• Có TK 111, 112: Thanh toán.

Bán hàng tại đơn vị giao ủy thác xuất khẩu

Nghiệp vụ bán hàng qua các đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu và các hoạt động thường gồm:

Bên giao ủy thác xuất khẩu chọn đơn vị nhận ủy thác và ký hợp đồng giao nhận xuất khẩu ủy thác. Sau khi ký hợp đồng, bên nhận ủy thác lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và lệnh điều động nội bộ để chuyển hàng.

Thủ kho xuất hàng dựa trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và ghi sổ kho. Khi hàng xuất khẩu hoàn tất thủ tục hải quan, kế toán lập hóa đơn GTGT (thuế suất 0%) và giao cho bên nhận ủy thác xuất khẩu.