Hướng dẫn quy trình khôi phục mã số thuế 2025
Hiện nay, với một số doanh nghiệp sau khi thành lập và hoạt động nhưng vì một lý do nào đó mà mã số thuế của doanh nghiệp bị chuyển sang trạng thái “ngừng hoạt động” nhưng chưa bị thu hồi giấy phép đăng ký kinh doanh (ĐKKD) thì doanh nghiệp đó cần nắm rõ các thủ tục liên quan để nhanh chóng khôi phục lại mã số thuế để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của doanh nghiệp. Bài viết này sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về quy trình khôi phục mã số thuế. Chúng ta cùng tham khảo ngay nhé!
Khái niệm đóng mã số thuế
Đóng mã số thuế hay khóa mã số thuế là trạng thái mã số thuế của doanh nghiệp trên hệ thống dữ liệu của cơ quan thuế ở tình trạng “không hoạt động”, khi đó buộc công ty phải ngừng hoạt động, không thể thực hiện các nghĩa vụ liên quan đến mã số thuế như: nộp tờ khai, báo cáo, thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh…
Các trường hợp được khôi phục MST
Người nộp thuế khi đăng ký thuế cùng với đăng ký doanh nghiệp, hợp tác xã hoặc kinh doanh sẽ được khôi phục mã số thuế nếu tình trạng pháp lý của được khôi phục.
Trong trường hợp đăng ký trực tiếp với cơ quan thuế, người nộp thuế cần nộp hồ sơ đề nghị khôi phục mã số thuế đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Điều này áp dụng khi có văn bản hủy bỏ thu hồi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, khi người nộp thuế muốn tiếp tục kinh doanh sau khi đã gửi hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế nhưng chưa có thông báo chấm dứt từ cơ quan thuế, hoặc khi cơ quan thuế thông báo rằng người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký nhưng chưa bị thu hồi giấy phép và chưa chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
Mã số thuế sẽ được sử dụng lại từ ngày quyết định khôi phục tình trạng pháp lý có hiệu lực hoặc từ ngày cơ quan thuế thông báo khôi phục mã số thuế.
Nguyên nhân doanh nghiệp bị đóng mã số thuế
Một số nguyên nhân khiến doanh nghiệp bị đóng mã số thuế đó là:
- Không nộp báo cáo thuế trong một kỳ hoặc nhiều kỳ liên tục.
- Doanh nghiệp không nộp tiền thuế khi có phát sinh hoặc quá thời hạn nộp thuế (các loại thuế phí như lệ phí môn bài, nộp thuế GTGT theo quý, thuế TNDN,…)
- Doanh nghiệp hoạt động tại địa điểm khác với địa điểm đăng ký kinh doanh.
- Cơ quan thuế xuống trực tiếp kiểm tra nhưng doanh nghiệp không có treo biển hiệu dẫn đến việc không tìm thấy doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp tạm ngừng hoạt động nhưng không có thông báo với cơ quan thuế.
- Sai phạm về hóa đơn GTGT trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Cơ quan thuế không thể liên hệ được với doanh nghiệp.
Hình: Minh họa thông tin tra cứu hoạt động của một mã số thuế ( mục Ghi chú)
Bên cạnh những nguyên nhân nêu trên thì khi doanh nghiệp có mã số thuế bị đóng sẽ chịu nhiều ảnh hưởng khác:
Minh họa những tiêu cực khi mã số thuế bị đóng
Công ty, doanh nghiệp sẽ không thực hiện được những việc sau đây khi bị đóng mã số thuế:
- Không xuất được hóa đơn GTGT (hóa đơn VAT), hóa đơn bán hàng;
- Không nộp được các loại báo cáo, tờ khai trên trang Thuế điện tử (https://thuedientu.gdt.gov.vn/) bao gồm:
- Tờ khai thuế TNCN, tờ khai thuế GTGT.
- Các loại báo cáo năm gồm: báo cáo tài chính, tờ khai quyết toán thuế TNDN, tờ khai quyết toán thuế TNCN.
- Không làm được thủ tục thay đổi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy phép đầu tư.
Công ty, doanh nghiệp sẽ phải chịu mức phạt hành chính khi bị đóng mã số thuế:
- Phạt do nộp chậm tờ khai, báo cáo thuế TNDN, thuế GTGT, Thuế TNCN và tờ khai lệ phí môn bài. Tùy theo số ngày nộp chậm mà doanh nghiệp có thể bị phạt từ 2.000.000 đồng – 25.000.000 đồng.
- Phạt chậm nộp tiền thuế môn bài, chậm nộp tiền thuế GTGT, thuế TNCN và thuế TNDN (nếu có).
Hồ sơ, thủ tục khôi phục mã số thuế công ty, doanh nghiệp bị khóa
Doanh nghiệp sau khi nhận được thông báo tình trang đóng mã số thuế cần nhanh chóng chuẩn bị hồ sơ cũng như nắm rõ các thủ tục để tiến hành khôi phục lại mã số thuế cho doanh nghiệp mình.
Tùy vào các trường hợp cụ thể dưới đây, hồ sơ và thủ tục sẽ thực hiện khác nhau.
Doanh nghiệp đóng mã số thuế do không hoạt động tại địa chỉ đăng ký kinh doanh
Quy trình thực hiện gồm các bước:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và nộp đến cơ quan thuế
- Văn bản đề nghị khôi phục mã số thuế theo mẫu 25/ĐK-TCT.
- Bản sao văn bản hủy bỏ hoặc văn bản thu hồi Giấy phép đăng ký kinh doanh của cơ quan có thẩm quyền.
- Nộp hồ sơ đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước ngày cơ quan thuế ban hành về việc chấm dứt hiệu lực mã số thuế theo quy định.
Bước 2: Cơ quan thuế xử lý hồ sơ
- Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị khôi phục mã số thuế của doanh nghiệp,, cơ quan thuế lập danh sách các hồ sơ khai thuế còn thiếu, tình hình sử dụng hóa đơn, số tiền thuế còn nợ, số tiền phạt, chậm nộp (nếu có) và thực hiện xử phạt với các hành vi vi phạm về luật thuế. hóa đơn theo quy định.
- Cơ quan thuế tiến hành xác minh thực tế (kiểm tra trực tiếp) tại địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp và lập biên bản xác nhận tình trạng hoạt động của doanh nghiệp tại địa chỉ đã đăng ký theo hồ sơ đề nghị khôi phục mã số thuế (lúc này doanh nghiệp phải ký xác nhận vào biên bản).
- Doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế, yêu cầu của cơ quan thuế theo đúng quy định của pháp luật.
Bước 3: Cơ quan thuế trả kết quả
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày người nộp thuế thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ, cơ quan thuế sẽ tiến hành:
- Lập thông báo khôi phục mã số thuế theo mẫu 19/TB-ĐKT gửi đến người nộp thuế, đồng thời cập nhật tình trạng hoạt động mã số thuế trên hệ thống dữ liệu của cơ quan thuế.
- In lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế cho người nộp thuế
Doanh nghiệp xin đóng mã số thuế nhưng nay lại muốn khôi phục hoạt động
Các bước thực hiện tương tự giống trường hợp doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên ở bước 2, cơ quan thuế không thực hiện thủ tục xác minh địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp.
Một số lưu ý khi khôi phục mã số thuế
Người nộp thuế cần kiểm tra tình trạng mã số thuế, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ (giấy tờ pháp lý và đơn đề nghị), xử lý các khoản thuế, phí, tiền phạt còn nợ trước khi nộp yêu cầu khôi phục. Hồ sơ gửi đến cơ quan thuế quản lý và thường được giải quyết trong 3-5 ngày làm việc nếu hợp lệ. Ngoài ra, người khôi phục cần khai báo trung thực, hoàn thành nghĩa vụ tài chính, cập nhật thông tin kịp thời và duy trì việc nộp thuế, kê khai đúng quy định. Cần hợp tác với cơ quan thuế trong quá trình xử lý để đảm bảo hồ sơ được giải quyết nhanh chóng.
Như vậy, việc khôi phục mã số thuế bị đóng là thật sự cần thiết giúp doanh nghiệp sớm phục hồi lại tình trạng hoạt động kinh doanh. Một lời khuyên chân thành cho những doanh nghiệp đang hoạt động tốt và rất tốt nên thường xuyên kiểm tra mã số thuế doanh nghiệp mình ở trang dữ liệu của tổng cục thuế để đảm bảo mã số thuế luôn tình trạng hoạt động và hạn chế những sai phạm liên quan đến tình trạng của mã số thuế. Bên cạnh đó, kế toán cũng cần nắm hiểu rõ quy trình khôi phục mã số thuế để hỗ trợ doanh nghiệp nhanh nhất có thể.. Chúng tôi, đơn vị phát triển và cung cấp phần mềm kế toán CrystalBooks cho doanh nghiệp hi vọng sẽ mang lại hiệu quả quản lý cả về nghiệp vụ kế toán cũng như cung cấp đầy đủ báo cáo thuế theo đúng quy định của pháp luật.
