[Cập nhật] Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mới nhất
Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, việc phát sinh sai sót và nhầm lẫn trong quá trình lập và phát hành hóa đơn là không tránh khỏi. Nhiều nhân viên kế toán thường đặt ra câu hỏi: “Khi nào cần phải tạo biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử?” Làm thế nào để chọn mẫu biên bản phù hợp và tuân theo quy định pháp luật mới nhất? Nếu bạn đang quan tâm đến vấn đề này, hãy cùng Phần mềm kế toán & Quản lý kinh doanh CrystalBooks đón đọc bài viết dưới đây nhé!
Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là gì?
Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử được tạo ra để hiệu chỉnh các sai xót như ngày tháng, số tiền hàng, địa chỉ, hoặc nội dung có thể xuất hiện trong hóa đơn. Khi kế toán thực hiện việc này, hóa đơn điều chỉnh sẽ được tạo lập đồng thời để khắc phục mọi sai sót liên quan.
Trường hợp nào cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử?
Căn cứ tại Điều 7 của Thông tư 78/2021/TT-BTC, khi phát hiện sai sót trong hóa đơn điện tử, các đối tác cần tuân theo một số nguyên tắc xử lý như sau:
Trường hợp 1: Đối với trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót cần phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn có sai sót cần điều chỉnh hay thay thế.
Trong tình huống này bên bán sẽ được xử lý như sau: Bên bán có thể thông báo về các điều chỉnh cho từng hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn điện tử có sai sót bằng cách sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT và gửi thông báo đến cơ quan thuế bất kỳ lúc nào. Tuy nhiên, thông báo phải được gửi trước ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT trong trường hợp phát sinh điều chỉnh cho hóa đơn điện tử.
Khi nào cần lập phiếu điều chỉnh hóa đơn điện tử?
Trường hợp 2: Trường hợp bên bán đã lập hóa đơn trong quá trình thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, và sau đó có sự phát sinh việc hủy bỏ hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ...
Trong tình huống này, bên bán sẽ tiến hành xử lý như sau: Bên bán tiến hành việc hủy bỏ hóa đơn điện tử đã được tạo và thông báo cho cơ quan thuế về quá trình hủy bằng cách sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Trường hợp 3: Đối với trường hợp hóa đơn điện tử lập đã có sai sót và bên bán đã xử lý tại hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, tuy nhiên lại tiếp tục phát hiện hóa đơn có sai sót.
Trong trường hợp này bên bán sẽ xử lý như sau: Các lần xử lý sau đó của bên bán sẽ tuân theo phương thức đã được áp dụng trong quá trình xử lý sai sót lần đầu.
Trường hợp 4: Hóa đơn điện tử được lập mà không có ký hiệu, mẫu số hóa đơn hay số hóa đơn có sai sót.
Trong trường hợp này bên bán sẽ xử lý như sau: Bên bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không tiến hành hủy hoặc thay thế hóa đơn.
Trường hợp 5: Đối với trường hợp nội dung của hóa đơn điện tử sai sót. Trong trường hợp này nên thực hiện điều chỉnh tăng (ký hiệu dương) hoặc điều chỉnh giảm (ký hiệu âm) phản ánh chính xác theo sự thực tế điều chỉnh.
Trường hợp 6: Thực hiện bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan đến các hóa đơn điện tử điều chỉnh và thay thế (bao gồm cả những hóa đơn điện tử đã bị hủy). Trong trường hợp này nên tuân thủ theo các quy định của pháp luật quản lý thuế.
Lưu ý: Trong trường hợp bên bán và bên mua có thỏa thuận về việc lập biên bản trước khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế thì mới cần lập biên bản ghi rõ sai sót của hóa đơn đã lập sau đó lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế hóa đơn có sai sót đó. Tuy nhiên, thực tế, kế toán thường sẽ lập biên bản điều chỉnh/thay thế nếu phát hiện sai sót sau khi người bán và người mua đã kê khai thuế.
Hướng dẫn cách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
Dưới đây là các bước lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mà bạn có thể tham khảo qua như sau:
Bước 1: Điền ngày lập biên bản
Ngày lập biên bản cần phải đồng bộ với ngày xuất hóa đơn điều chỉnh.
Ví dụ: Nếu hóa đơn điều chỉnh được phát hành vào ngày 24/07/2022, thì ngày lập biên bản điều chỉnh cũng phải là ngày 24/07/2022.
Bước 2: Điền đầy đủ thông tin bên mua và bên bán.
Đối với mỗi bên, các thông tin cần điền bao gồm: Tên, địa chỉ công ty, số điện thoại, mã số thuế, email, tên người đại diện của công ty và chức vụ của họ.
Bước 3: Điền thông tin chi tiết về hóa đơn mà cần điều chỉnh
Thông tin cần điền bao gồm: ngày lập hóa đơn, ký hiệu, mẫu số, giá trị hóa đơn và tên hàng hóa, dịch vụ được giao dịch.
Bước 4: Điền rõ lý do điều chỉnh hóa đơn
Mẫu biên bản này có thể áp dụng cho nhiều trường hợp khác nhau, bao gồm cả việc điều chỉnh hóa đơn do việc viết sai địa chỉ, tên công ty, số tiền, hàng hóa, đơn giá, thành tiền, hoặc giảm thuế suất giá trị gia tăng. Điều khác biệt chỉ xuất hiện ở phần lý do điều chỉnh, nơi mà mô tả chi tiết về nguyên nhân và quyết định điều chỉnh được ghi chép.
Ví dụ minh họa:
- Điều chỉnh địa chỉ của bên mua từ Số nhà 14 đường Hưng Đạo Vương, TP.HCM thành Số nhà 14 đường Trần Quốc Toản, TP.HCM.
- Điều chỉnh đơn giá của sản phẩm A từ 2,000,000đ xuống còn 1,000,000đ.
Bước 5: Bên bán thực hiện việc ký số và gửi biên bản điều chỉnh cho bên mua
Nếu phần mềm hóa đơn điện tử mà bạn đang sử dụng không hỗ trợ tính năng lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, thì kế toán cần thực hiện việc in bản giấy và đóng dấu đỏ để chứng minh sự điều chỉnh.
>>> Xem thêm: Mẫu biên bản kiểm kê tài sản mới nhất hiện nay
Gợi ý 5 mẫu điều chỉnh hóa đơn điện tử mới nhất năm 2023
Dưới đây là một số mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mới nhất, đáp ứng đầy đủ quy định của pháp luật.
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai nội dung
Biên bản này được áp dụng trong những trường hợp xuất hiện sai sót về nội dung trong hoá đơn điện tử. Bên cạnh việc ghi lại thông tin của cả hai bên mua và bán cùng với thông tin về lỗi trong hoá đơn, biên bản cũng phải chi tiết ghi rõ nguyên nhân của sai sót, nội dung cần được điều chỉnh, và thông tin sau khi điều chỉnh.
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai nội dung
Biên bản điều chỉnh giảm hóa đơn điện tử
Biên bản điều chỉnh giảm được áp dụng khi số tiền ghi trên hoá đơn cao hơn so với số tiền thực tế chi trả hoặc thoả thuận giữa cả hai bên mua và bán. Lưu ý rằng số tiền ghi trên hoá đơn trực tiếp ảnh hưởng đến thu chi và thuế của cả hai bên mua và bán. Do đó, biên bản điều chỉnh giảm cho hoá đơn điện tử cần được ghi chú một cách cẩn thận và chính xác về số tiền bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ.
Mẫu biên bản điều chỉnh giảm hóa đơn điện tử
Biên bản điều chỉnh tăng hóa đơn điện tử
Tương tự như biên bản điều chỉnh giảm, biên bản điều chỉnh tăng được áp dụng khi số tiền ghi trên hoá đơn thấp hơn so với số tiền thực tế chi trả hoặc thoả thuận giữa cả hai bên mua và bán. Doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý và ghi chú chính xác về số tiền bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ trong biên bản điều chỉnh tăng này.
Mẫu biên bản điều chỉnh tăng hóa đơn điện tử
Mẫu biên bản điều chỉnh mã số thuế
Mã số thuế của doanh nghiệp sẽ được cấp ngay sau khi hoàn tất các thủ tục thành lập công ty theo quy định của pháp luật và theo yêu cầu bắt buộc trong tất cả các thủ tục hành chính cũng như trong các giấy tờ mua bán của doanh nghiệp. Vì thế, nếu xuất hiện sai sót về mã số thuế trong hoá đơn điện tử, biên bản điều chỉnh mã số thuế sẽ được tạo lập. Doanh nghiệp cần chú ý và ghi chú chính xác về mã số thuế trước và sau khi điều chỉnh.
Mẫu biên bản điều chỉnh mã số thuế
Mẫu biên bản điều chỉnh do sai tên, địa chỉ công ty
Điều chỉnh thông tin về sai tên, địa chỉ công ty cũng được xem xét để thực hiện quy định trong Thông tư 39/2014/TT-BTC. Tương tự như khi thay đổi các thông tin khác, việc điều chỉnh thông tin về tên/địa chỉ công ty đòi hỏi cả bên mua và bên bán phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, kèm theo hoá đơn điều chỉnh mới. Biên bản này cần bao gồm chữ ký và xác nhận của các bên liên quan về sai sót được chỉnh sửa.
Mẫu biên bản điều chỉnh do sai tên, địa chỉ công ty
Những vấn đề cần lưu ý biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
Khi kế toán thực hiện việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử, cần chú ý đến những điều sau đây:
- Ngày lập biên bản điều chỉnh và ngày lập hóa đơn điều chỉnh phải trùng khớp.
- Nội dung trên biên bản điều chỉnh phải rõ ràng, chi tiết, bao gồm thông tin về việc điều chỉnh hóa đơn số… ngày tháng lập, ký hiệu…, xuất hóa đơn điều chỉnh số… ngày tháng…, ký hiệu… và nội dung điều chỉnh.
- Khi phát hiện hóa đơn viết sai đã kê khai thuế, ngoài việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn GTGT viết sai, kế toán cũng cần lập hóa đơn điều chỉnh.
- Trong trường hợp hóa đơn đã lập sai sót về tên, địa chỉ, người mua, nhưng mã số thuế của người mua đúng, các bên liên quan lập biên bản điều chỉnh mà không cần phải lập hóa đơn điều chỉnh.
Như vậy trên đây là tất cả thông tin về mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử viết sai nội dung mới nhất mà Phần mềm kế toán & Quản lý kinh doanh CrystalBooks muốn chia sẻ với quý khách, có tính chất tham khảo. Nếu bạn cảm thấy bài viết này hữu ích, hãy đồng hành và theo dõi trang web của chúng tôi để cập nhật những kiến thức hữu ích khác nhé!
THÔNG TIN LIÊN HỆ
CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY THIÊN
- Địa chỉ: 12/17 Đào Duy Anh, Phường 09, Quận Phú Nhuận, Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Điện thoại: 028 3848 997
![[Tổng hợp] Hạch toán kế toán hành chính sự nghiệp 2024](/stores/post/hach-toan-ke-toan-hanh-chinh-su-nghiep-0.jpg)
