Lập bảng cân đối kế toán dễ hiểu cho người mới bắt đầu
Bạn muốn tìm hiểu về bảng cân đối kế toán nhưng không biết bắt đầu từ đâu? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức cơ bản và hướng dẫn chi tiết cách lập bảng cân đối kế toán một cách nhanh chóng và chính xác.
Bảng cân đối kế toán là gì?
Bảng cân đối kế toán là một phần trong bộ Báo cáo tài chính được quy định trong thông tư 200 và thông tư 133. Bảng cân đối kế toán phản ánh giá trị tài sản và nguồn hình thành tài sản của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định. Nó cho biết cơ cấu tài sản và nguồn vốn, giúp đánh giá tình hình tài chính, cung cấp thông tin cho việc ra quyết định cũng như chiến lược mở rộng của Doanh nghiệp.
Bảng cân đối kế toán có ý nghĩa rất quan trọng với doanh nghiệp, nó giúp:
- Đánh giá sức khỏe tài chính của doanh nghiệp: giúp đánh giá thanh khoản (khả năng chuyển đổi từ tài sản thành tiền mặt), hiệu quả (mức độ sử dụng tài sản để tạo ra doanh thu và lợi nhuận) , đòn bẩy (độ rủi ro tài chính) và lịch sử tài chính (thông tin về dòng tiền và tình hình tài chính của công ty). So sánh qua các kỳ giúp hiểu rõ khả năng đáp ứng nghĩa vụ tài chính và sự thay đổi trong tài sản và nợ.
- So sánh với đối thủ cạnh tranh: không chỉ giúp tự đánh giá tài chính, Bảng cân đối kế toán còn giúp doanh nghiệp tự so sánh với đối thủ cạnh tranh. Báo cáo này xác định khả năng thanh toán, sinh lời và tăng trưởng. Ngoài ra, việc so sánh cơ cấu tài sản và nguồn vốn, tỷ lệ nợ trên vốn chủ sở hữu và tỷ số thanh toán nhanh giúp hiểu sự khác biệt trong quản lý tài chính, tiết lộ điểm mạnh và yếu của mỗi công ty.
- Tạo niềm tin giúp các nhà đầu tư, ngân hàng và cổ đông để đưa ra quyết định về đầu tư, cấp vốn và hợp tác kinh doanh thông qua việc đánh giá khả năng thanh toán, cấu trúc vốn và hiệu quả hoạt động, từ đó đánh giá lợi nhuận tiềm năng và định giá công ty.
Cấu trúc của bảng cân đối kế toán
Bảng cân đối kế toán gồm 2 phần chính là Tài sản và Nguồn vốn. Tài sản bao gồm Tài sản ngắn hạn và Tài sản dài hạn (đánh giá thông qua khả năng chuyển đối thành tiền mặt), Nguồn vốn bao gồm Nợ phải trả (cũng phân loại ngắn và dài hạn dựa trên thời hạn thanh toán) và Vốn chủ sở hữu.
Tài sản ngắn hạn và dài hạn
Tài sản là các nguồn lực mà Doanh nghiệp đang có và có khả năng tạo thành lợi ích kinh tế trong tương lai. Dựa vào khả năng chuyển đổi thành tiền mặt mà tài khoản được phân thành hai phần là:
- Tài sản ngắn hạn: gồm các tài sản có thể chuyển đổi thành tiền hoặc sử dụng trong vòng 12 tháng hay một chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp. Tài sản ngắn hạn gồm Tiền mặt và các khoản tương đương tiền; Phải thu ngắn hạn; Đầu tư tài chính ngắn hạn; Hàng tồn kho và các tài sản ngắn hạn khác.
- Tài sản dài hạn: gồm các tài khoản có tính thanh khoản không cao hoặc sử dụng cho hoạt động sản xuất và kinh doanh với thời hạn trên 12 tháng. Tài sản dài hạn bao gồm Các khoản phải thu dài hạn; Tài sản cố định; Đầu tư tài chính dài hạn; Bất động sản đầu tư; Tài sản dở dang dài hạn; Tài sản dài hạn khác.
Nợ phải trả ngắn hạn và dài hạn
Nợ phải trả gồm các khoản nợ ngắn hạn và dài hạn mà doanh nghiệp phải thanh toán trong tương lai. Dựa vào thời hạn thanh toán mà Nợ phải trả được phân loại thành 2 phần là Nợ ngắn hạn (thời hạn thanh toán dưới 12 tháng) và Nợ dài hạn (thời hạn thanh toán từ 12 tháng trở lên).
Vốn chủ sở hữu
Vốn chủ sở hữu là giá trị tài sản ròng của doanh nghiệp, bao gồm Vốn góp của chủ sở hữu; Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh; Chênh lệch đánh giá lại tài sản.
Hướng dẫn lập bảng cân đối kế toán theo thông tư 200
Do đặc thù của Bảng cân đối kế toán theo Thông tư 200 là mẫu báo cáo trình bày theo dạng ngắn hạn và dài hạn nên:
- Trước khi lập báo cáo kế toán cần phải phân loại chi tiết NGẮN & DÀI HẠN đối với chi tiết của các tài khoản tài sản và công nợ.
- Yếu tố ngắn và dài hạn được giới hạn trong 12 tháng hoặc trong một chu kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường tại thời điểm báo cáo. (Ngắn hạn < 12 tháng, Dài hạn > 12 tháng)
- Khi phân loại Ngắn hạn và Dài hạn, cần ghi nhớ:
Với các tài khoản vay, đầu tư,..: xét theo kỳ hạn còn lại đến ngày đáo hạn.
- Với các khoản công nợ phải thu: xét theo kỳ hạn thu hồi còn lại hoặc thời gian nhận được tài sản, dịch vụ với các khoản trả trước cho người bán.
- Với các khoản công nợ phải trả: xét theo thời hạn thanh toán hoặc thời hạn cung cấp tài sản, dịch vụ với các khoản người mua trả tiền trước.
- Với các khoản hàng hóa tồn kho: xét theo thời gian luân chuyển.
Cách đơn giản nhất để kiểm tra Bảng cân đối kế toán là so sánh Tổng tài sản và Tổng nguồn vốn. Trong mọi trường hợp, hai kết quả này đều phải bằng nhau. Ngoài ra, nếu Doanh nghiệp có sử dụng ngoại tế, cần phải thực hiện đánh giá lại ngoại tệ trước khi tạo báo cáo tài chính.
>>>Khám phá ngay:
- Top 10+ kỹ năng kế toán mà các nhà tuyển dụng tìm kiếm
- Muốn trở thành kế toán giỏi cần những điều kiện gì?
Những sai sót thường gặp khi làm bảng cân đối kế toán
Sai sót do chưa kiểm tra, rà soát lại số liệu
Sai sót số liệu trong quá trình lập báo cáo là khó tránh khỏi. Việc kiểm tra và rà soát số liệu trước khi lập Bảng cân đối kế toán là rất quan trọng để đảm bảo độ chính xác. Kế toán cần thực hiện các bước sau:
- Kiểm tra số liệu trong sổ kế toán tổng hợp và sổ chi tiết: Số liệu trên Bảng cân đối kế toán phải khớp với sổ kế toán tổng hợp và sổ chi tiết hoặc bảng tổng hợp chi tiết. Cần so sánh với Bảng cân đối kế toán năm trước để đảm bảo tính liên tục và chính xác.
- Kiểm tra các tài khoản doanh thu và chi phí: Đảm bảo các tài khoản doanh thu, thu nhập khác, chi phí và chi phí khác không có số dư cuối kỳ.
- Kiểm tra các tài khoản tài sản (tài khoản loại 1 và 2) chỉ có số dư bên Nợ, không có số dư bên Có.
- Kiểm tra các tài khoản Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu (tài khoản loại 3 và loại 4 trử các tài khoản lưỡng tình như 131, 138, 331, 333, 334, 338) chỉ có số dư bên Có, không có số dư bên Nợ.
Sai sót trong phân loại Tài sản/ Nợ phải trả ngắn và dài hạn
Khi lập Bảng cân đối kế toán (BCĐKT), tài sản và nợ phải trả được phân loại thành ngắn hạn và dài hạn, sắp xếp theo tính thanh khoản giảm dần. Sai sót thường gặp là xác định sai loại tài sản hoặc nợ phải trả. Thời gian đánh giá ngắn hạn, dài hạn dựa trên thời hạn thanh toán hoặc thời gian đáo hạn trên hợp đồng tính tại thời điểm lập Bảng Cân đối kế toán:
- Ngắn hạn: Tài sản hoặc Nợ phải trả có thời gian đáo hạn không quá 12 tháng.
- Dài hạn: Tài sản hoặc Nợ phải trả có thời gian đáo hạn trên 12 tháng.
Với doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh dài hơn 12 tháng:
- Ngắn hạn: Tài sản hoặc Nợ phải trả có thể thu hồi hoặc thanh toán trong vòng một chu kỳ kinh doanh.
- Dài hạn: Tài sản hoặc Nợ phải trả thu hồi hoặc thanh toán lâu hơn một chu kỳ kinh doanh.
Bảng cân đối kế toán cũng cần tái phân loại tài sản và nợ phải trả dài hạn của kỳ trước nếu thời gian đáo hạn còn lại không quá 12 tháng.
Sai sót do không lập dự phòng phải thu khó đòi
Việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi thường bị bỏ qua, đặc biệt ở các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Doanh nghiệp cần phân tích và theo dõi tuổi nợ, dựa vào tình hình thực tế của khách hàng và hướng dẫn của Bộ Tài chính theo Thông tư 48/2019/TT-BTC để trích lập dự phòng khi lập Bảng cân đối kế toán.
Sai sót khi ghi nhận hàng tồn kho
- Hàng tồn kho được trình bày trên Bảng cân đối kế toán theo giá gốc, bao gồm chi phí mua, chế biến và chi phí liên quan trực tiếp khác. Tuy nhiên, các chi phí sản xuất kinh doanh vượt định mức, chi phí bảo quản (trừ trường hợp cần thiết cho sản xuất tiếp theo), chi phí bán hàng và quản lý chung không được tính vào giá gốc.
- Hàng tồn kho mua ngoài có chiết khấu, giảm giá phải trừ khỏi giá gốc hoặc phân bổ giảm chi phí tương ứng nếu đã bán. Hàng tồn kho là tài sản ngắn hạn, nhưng nếu thời gian sản xuất, luân chuyển vượt quá một chu kỳ kinh doanh thông thường hoặc hơn 12 tháng, thì được phân loại là tài sản dài hạn.
Sai sót do không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Kế toán cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi giá trị thuần thấp hơn giá gốc, như khi hàng tồn kho hư hỏng, lỗi thời, dự kiến tiêu hủy; hàng tồn kho giảm giá do thị trường hoặc chính sách doanh nghiệp; Chi phí hoàn thiện và bán hàng tăng.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải được lập cho từng mặt hàng tồn kho.
Sai sót trong ghi nhận tăng, giảm nguyên giá TSCĐ
Kế toán cần phân biệt khi nào chi phí được đưa vào nguyên giá tài sản cố định hữu hình và khi nào hạch toán vào chi phí phát sinh trong kỳ để tránh sai lệch số liệu.
- Chi phí sửa chữa, bảo dưỡng: Hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ.
- Chi phí cải tạo, nâng cấp: Hạch toán vào nguyên giá TSCĐ nếu làm tăng lợi ích kinh tế, như tăng thời gian sử dụng, công suất, chất lượng sản phẩm, hoặc giảm chi phí hoạt động.
Sai sót khi ghi nhận bất động sản đầu tư
Kế toán viên thường nhầm lẫn trong việc phân loại bất động sản.
- Bất động sản đầu tư: Nắm giữ để cho thuê hoặc chờ tăng giá, không sử dụng cho sản xuất, cung cấp dịch vụ, quản lý hoặc bán trong kỳ kinh doanh. Ví dụ: Tòa nhà văn phòng cho thuê.
- Tài sản cố định (TSCĐ): Sử dụng cho sản xuất, cung cấp dịch vụ hoặc quản lý. Ví dụ: Khách sạn, văn phòng công ty.
- Hàng hóa bất động sản (hàng tồn kho): Xây dựng để bán. Ví dụ: Tòa nhà chung cư để bán.
Sai sót trong đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối kỳ
Trước khi lập Bảng cân đối kế toán, cần đánh giá chênh lệch tỷ giá hối đoái của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ, bao gồm:
- Khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ là tài sản: Sử dụng tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên giao dịch để đánh giá.
- Khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ là nợ phải trả: Sử dụng tỷ giá bán ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên giao dịch để đánh giá.
Trên đây là sơ lược về việc lập bảng cân đối kế toán cũng như các sai lầm thường mắc phải khi lập bảng cân đối phát sinh. Để việc tạo bảng cân đối phát sinh cũng như các báo cáo khác trong bộ báo cáo tài chính được dễ dàng và tiện lợi, hay tham khảo phần mềm kế toán và quản trị kinh doanh CrystalBooks với những tiện ích kiểm tra và tạo báo cáo tự động nhé.
>>>Khám phá ngay bài viết liên quan:
- Tổng hợp danh sách chuẩn mực kế toán Việt Nam mới nhất
- Tổng hợp danh sách chuẩn mực kế toán quốc tế IAS và IFRS 2024
- Nguyên Lý Kế Toán: Khái Niệm và Ứng Dụng Thực Tiễn
- Phần hành kế toán là gì? Có mấy loại phần hành kế toán
![[Tổng hợp] Hạch toán kế toán hành chính sự nghiệp 2024](/stores/post/hach-toan-ke-toan-hanh-chinh-su-nghiep-0.jpg)
![[Cập nhật] Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mới nhất](/stores/post/bien-ban-dieu-chinh-hoa-don-dien-tu-1.jpg)
