Nhập Phiếu Chi từ tập tin EXCEL
Hỗ trợ người dùng nhập hàng loạt các phiếu chi đã có trước đó vào phần mềm CrystalBooks một cách nhanh chóng, thuận tiện và ít sai sót.
Trước khi đọc dữ liệu từ excel, người dùng cần phân loại các nghiệp vụ trên phiếu chi thành 2 nhóm như sau:
- Nhóm nghiệp vụ thông thường: bao gồm các nghiệp vụ 01. Trả tiền KH, NCC; 02. Chi tạm ứng, ký quỹ; 04. Thanh toán lương, BHXH; 05. Nộp thuế; 06. Trả gốc và lãi vay; 09. Chi khác
- Nhóm riêng: cho nghiệp vụ 03. Thanh toán hóa đơn chi phí
Đọc từ Excel nhóm nghiệp vụ thông thường
Bước 1. Xuất tập tin Excel chuẩn và cập nhật thông tin phiếu chi vào tập tin Excel vừa xuất.
- Vào menu Chứng từ, chọn Phiếu chi, nhấp phải chuột trên lưới, chọn Đọc từ Excel.
- Chọn Thẻ Nghiệp vụ thường, nhấp phải chuột vào cột tiêu đề (vd: cột Số phiếu, Mã NV, Nghiệp vụ, …), chọn dòng Xuất dữ liệu ra Excel đủ cột.
- Khai báo tên tập tin và thư mục chứa tập tin Excel xuất ra, nhấp Save để hoàn tất.
Bước 2. Bổ sung đầy đủ thông tin vào tập tin Excel chuẩn
- Số phiếu: Cần đặt theo định dạng chuẩn PC-1807-0001 với phiếu chi bằng quỹ tiền mặt, hoặc định dạng BN-1807-0001 với phiếu chi bằng quỹ ngân hàng, trong đó:
- PC/BN: lấy theo thông tin Phần mở rộng của loại chứng từ Phiếu chi
- 1807: là 2 chữ số cuối của năm và tháng trên phiếu chi.
- 0001: là số thứ tự của phiếu chi và số lượng ký tự phải bằng với chiều dài của loại chứng từ Phiếu chi.
- Tham khảo tại Hệ thống > Tùy chọn hệ thống > Phát sinh số phiếu để xem 2 thông tin Phần mở rộng và Chiều dài của loại chứng từ.
- Mã nghiệp vụ và Tên nghiệp vụ: Mở chứng từ Phiếu chi, nhấp biểu tượng, vào màn hình Thiết lập nghiệp vụ để xem hai thông tin Mã, Tên nghiệp vụ.
- Mã KH, tên KH, mã nhóm KH
- Khai báo đầy đủ các thông tin Mã KH, Tên KH, Mã nhóm KH nếu là KH mới hoàn toàn.
- Với KH đã có trong danh mục Khách hàng, đối tác (đã có Mã KH) thì có thể bỏ trống các thông tin Tên KH, Mã nhóm KH, MST khách hàng, Địa chỉ trên file Excel.
Bước 3. Đọc tập tin Excel vào phần mềm
- Sau khi bổ sung thông tin vào tập tin Excel, người dùng có thể nhập các phiếu chi vào lại phần mềm CrystalBooks.
Bước 4. Kiểm tra và ghi sổ chứng từ
- Người dùng kiểm tra thông tin các phiếu chi vừa được nhập vào và ghi sổ chứng từ để hoàn tất.
- Có thể ghi sổ từng chứng từ hoặc sử dụng chức năng Ghi sổ chứng từ hàng loạt.
Đọc từ Excel nghiệp vụ Thanh toán hóa đơn chi phí
Bước 1. Xuất tập tin Excel chuẩn và cập nhật thông tin phiếu chi vào tập tin Excel vừa xuất.
- Vào menu Chứng từ, chọn Phiếu chi, nhấp phải chuột trên lưới và chọn Đọc từ Excel.
- Chọn Thẻ Nghiệp vụ TTHĐ CP, nhấp phải chuột vào cột tiêu đề (vd: cột Số phiếu, Mã TK chi, Tên TK chi, …), chọn Xuất dữ liệu ra Excel đủ cột.
- Khai báo tên tập tin và thư mục chứa tập tin Excel xuất ra, nhấp Save để hoàn tất.
Bước 2. Bổ sung đầy đủ thông tin vào tập tin Excel chuẩn
- Số phiếu: Cần đặt theo định dạng chuẩn PC-1807-0001 với phiếu chi bằng quỹ tiền mặt, hoặc định dạng BN-1807-0001 với phiếu chi bằng quỹ ngân hàng, trong đó:
- PC/BN: lấy theo thông tin Phần mở rộng của loại chứng từ Phiếu chi
- 1807: là 2 chữ số cuối của năm và tháng trên phiếu chi.
- 0001: là số thứ tự của phiếu chi và số lượng ký tự phải bằng với chiều dài của loại chứng từ Phiếu chi.
Các hóa đơn chi phí có cùng thông tin Số phiếu chi sẽ cùng nằm trên 1 Phiếu chi.
Ví dụ: Phiếu chi số PC-1807-0004 thanh toán 2 HĐ chi phí điện thoại AC/13P-0027311 và AC/13P-0027312. Như vậy, sẽ khai báo thành 2 dòng thông tin.
- Mã KH, tên KH, mã nhóm KH
- Khai báo đầy đủ các thông tin Mã KH, Tên KH, Mã nhóm KH nếu là KH mới hoàn toàn.
- Với KH đã có trong danh mục Khách hàng, đối tác (đã có Mã KH) thì có thể bỏ trống các thông tin Tên KH, Mã nhóm KH, MST khách hàng, Địa chỉ trên file excel.
- Mã mục CP
- Mở chứng từ Phiếu chi, chọn Nghiệp vụ Thanh toán hóa đơn chi phí, nhấp vào nút Nhập hóa đơn chi phí.
- Nhấp vào biểu tượng, ở màn hình Bảng kê hóa đơn chi phí, chọn thẻ 1. Khoản mục phí.
- Nhấp phải chuột vào ô tiêu đề cột, chọn dòng Xuất dữ liệu ra Excel đủ cột.
- Mở tập tin excel vừa xuất để xem mã mục CP.
- Loại h/đ: Vào Menu Hệ thống > Thiết lập kế toán > Hằng số để xem chỉ số loại hóa đơn và tên loại hóa đơn tương ứng.
Bước 3. Đọc tập tin Excel vào phần mềm
- Sau khi bổ sung thông tin vào tập tin Excel, người dùng có thể nhập các phiếu chi vào lại phần mềm CrystalBooks.
Bước 4. Kiểm tra và ghi sổ chứng từ
- Người dùng kiểm tra thông tin các phiếu chi vừa được nhập vào và ghi sổ chứng từ để hoàn tất.
- Có thể ghi sổ từng chứng từ hoặc sử dụng chức năng Ghi sổ chứng từ hàng loạt.
