Nhập Hóa đơn bán hàng

Phần mềm CrystalBooks há»— trợ bạn lập các hóa Ä‘Æ¡n bán hàng dá»… dàng, chính xác, đồng thời tá»± Ä‘á»™ng hạch toán hóa Ä‘Æ¡n phù hợp vá»›i các nghiệp vụ phát sinh.

Khi lập Hóa Ä‘Æ¡n bán hàng, má»™t số tiện ích nổi bật cần lÆ°u Ã½ là:

• Phát hành hóa Ä‘Æ¡n Ä‘iện tá»­ – Phần mềm hiện tại Ä‘ang tích hợp vá»›i má»™t số NCC HĐĐT nhÆ° VIETTEL, VNPT, BKAV, … Bạn có thể lập hóa Ä‘Æ¡n trên phần mềm CrystalBooks và tiến hành đẩy hóa Ä‘Æ¡n vào hệ thống của các NCC HĐĐT mà không cần phải nhập lại trên hệ thống HĐĐT.
• Lấy số hóa Ä‘Æ¡n – trường hợp bạn không sá»­ dụng các NCC HĐĐT kể trên, bạn cÅ©ng không cần phải nhập thủ công các ô Ký hiệu, Số hóa Ä‘Æ¡n GTGT, mà phần mềm sẽ há»— trợ Ä‘iền nhanh bằng cách chọn số hóa Ä‘Æ¡n chÆ°a sá»­ dụng từ phân hệ Quản lý hóa Ä‘Æ¡n.
• Định khoản theo nghiệp vụ- định khoản đã được thiết lập sẵn cho từng nghiệp vụ bán hàng. Khi lập hóa Ä‘Æ¡n, bạn chỉ cần chọn nghiệp vụ để phần mềm Ä‘ịnh khoản và tạo các bút toán cần thiết.
• Hóa Ä‘Æ¡n nhiều thuế suất - Trong hóa Ä‘Æ¡n bán hàng cho phép có nhiều dòng hàng vá»›i thuế suất khác nhau. Khi lên bảng kê hóa Ä‘Æ¡n bán ra, phần mềm sẽ tách thành các dòng kê khai theo từng mức thuế suất.

Lập Hóa Ä‘Æ¡n bán hàng

Bước 1. Lập hóa đơn bán hàng

Vào menu Chứng từ > Lập chứng từ > Hóa Ä‘Æ¡n bán hàng.

Hoặc vào menu Chứng từ > Hóa Ä‘Æ¡n bán hàng, sau đó tại danh sách Hóa Ä‘Æ¡n bán hàng, bấm nút Thêm chứng từ.

BÆ°á»›c 2. Nhập thông tin hóa Ä‘Æ¡n và ghi sổ

1. Chọn Người mua từ danh mục Khách hàng
2. Lấy số hóa đơn GTGT (phím tắt F8)
3. Điền Ngày hóa đơn và Hạn Thanh toán
4. Chọn lại kho nếu cần
5. Ngày bán - là ngày hạch toán - phần mềm tự động lấy = Ngày hóa đơn
6. Số phiếu do phần mềm tự động phát sinh.
7. Điền chi tiết hàng hóa, Số lượng, Đơn giá, Chiết khấu thÆ°Æ¡ng mại, và Thuế suất các mặt hàng
8. Điền Ghi chú (phím tắt Alt+G)
9. Chọn Nghiệp vụ (phím tắt Alt+V) – thay cho định khoản
10. Bấm nút Ghi sổ (phím tắt F9)

Bước 3. Chọn nghiệp vụ để định khoản

Xem tại Phân loại và định khoản các nghiệp vụ kế toán bán hàng 

Bước 4. Lấy số hóa đơn GTGT

1. Nhấn phím F8 trên bàn phím, hoặc nhấp nút Lấy số HĐ trên giao diện Hóa đơn bán hàng
2. Tại màn hình Lấy số hóa Ä‘Æ¡n sẽ hiện danh sách các quyển hóa Ä‘Æ¡n vá»›i số hóa Ä‘Æ¡n đầu tiên chÆ°a sá»­ dụng. Bấm Chọn để phần mềm tá»± Ä‘á»™ng Ä‘iền số hóa Ä‘Æ¡n này vào Hóa Ä‘Æ¡n bán hàng.

Trường hợp bạn không sá»­ dụng tính năng Phát hành HĐĐT mà nhập tay vào phần mềm để hạch toán ghi sổ, thì số hóa Ä‘Æ¡n bạn Ä‘ang nhập vào có thể không phải là số hóa Ä‘Æ¡n mà phần mềm chọn sẵn (số đầu tiên chÆ°a sá»­ dụng), thì bạn có thể dùng các nút Xem số liền trÆ°á»›c / Xem số liền sau để chọn đúng số hóa Ä‘Æ¡n.

Sá»­ dụng các phím di chuyển Trái / Phải Ä‘ể chọn Xem số liền trÆ°á»›c / Xem số liền sau

Tiện ích ở màn hình nhập liệu Hóa đơn bán hàng

Bấm chuột phải ở một dòng hàng bất kỳ, có các tiện ích sau:

• Xóa thông tin hóa Ä‘Æ¡n: vá»›i các hóa Ä‘Æ¡n bán hàng không sá»­ dụng tính năng Lấy số hóa Ä‘Æ¡n và không tích hợp hóa Ä‘Æ¡n Ä‘iện tá»­, bạn có thể sá»­ dụng chức năng này để xóa nhanh thông tin hóa Ä‘Æ¡n đã nhập tay vào phần mềm trÆ°á»›c đó.
• Đánh lại thứ tá»± dòng: trong lúc nhập liệu, các dòng hàng có thể được đánh số không đúng thứ tá»± (do bạn xóa dòng, thêm dòng ở vị trí bất kỳ, …). Tính năng này sẽ giúp bạn đánh lại số thứ tá»± của dòng hàng theo mong muốn.
• Lấy giá bán từ báo giá: tính năng sẽ há»— trợ lấy Ä‘Æ¡n giá bán má»›i nhất từ phiếu định giá đã lập trÆ°á»›c đó.
• Tính lại tiền VAT: tính năng há»— trợ tính lại Tiền VAT của từng dòng hàng theo thuế suất của dòng hàng đó.
• Gá»­i email HĐĐT/Chuyển đổi HĐĐT: là tính năng khi tích hợp hóa Ä‘Æ¡n Ä‘iện tá»­.
• Mẫu Json/XML HĐĐT: tính năng há»— trợ xuất thông tin hóa Ä‘Æ¡n bán hàng đã gá»­i lên hệ thống HĐĐT VNPT, BKAV và VIETTEL từ phần mềm 1A, mục đích để đối chiếu vá»›i các NCC khi cần. Người dùng vào thÆ° mục tên Mau_JSON_XML có trong thÆ° mục cài đặt phần mềm 1A để xem thông tin chi tiết.
• In phiếu: há»— trợ phím nóng F11 để bấm nhanh in phiếu hóa Ä‘Æ¡n bán hàng.

Lập hóa đơn có nhiều thuế suất

Cho phép trong 1 hóa Ä‘Æ¡n có các mặt hàng vá»›i thuế suất khác nhau. Trên Bảng kê hóa Ä‘Æ¡n bán ra (phụ lục của Tờ khai thuế GTGT), phần mềm sẽ tách hóa Ä‘Æ¡n thành nhiều dòng theo từng mức thuế suất.

Khi lập hóa Ä‘Æ¡n, bạn cần kiểm tra thuế suất của từng mặt hàng do phần mềm tá»± Ä‘á»™ng Ä‘iền ở cá»™t VAT và sá»­a lại cho đúng nếu cần. Ô Thuế suất GTGT (thuế suất chung của hóa Ä‘Æ¡n) - sẽ tá»± Ä‘á»™ng hiển thị mức thuế suất phù hợp

Ô Tiền thuế GTGT của hóa Ä‘Æ¡n sẽ do phần mềm tá»± Ä‘á»™ng tính theo tổng tiền thuế GTGT của các mặt hàng

In phiếu xuất kho bán hàng

1. Bấm In phiếu xuất
2. Trên màn hình xem trÆ°á»›c khi in Phiếu xuất kho, nhấp chuá»™t phải > Print

Tiện ích ở màn hình Quản lý Hóa đơn bán hàng

• Thêm chứng từ: thêm má»›i hóa Ä‘Æ¡n bán hàng.
• Đọc từ excel: lập hóa Ä‘Æ¡n bán hàng từ file excel.
• Thanh toán hóa Ä‘Æ¡n: thá»±c hiện áp thanh toán vá»›i các khoản thu tiền của khách hàng (dùng cho trường hợp công nợ theo hóa Ä‘Æ¡n).
• Đánh lại số chứng từ: thá»±c hiện đánh lại số chứng từ theo thứ tá»± tăng dần, há»— trợ in và lÆ°u trữ chứng từ.
• In chứng từ hàng loạt: thao tác in hàng loạt chứng từ theo biểu mẫu có trên phần mềm.
• Ghi sổ chứng từ hàng loạt: thá»±c hiện ghi sổ chứng từ hàng loạt.
• Mở khóa chứng từ hàng loạt: thá»±c hiện mở khóa chứng từ hàng loạt.
• Nhật ký bán hàng: xem báo cáo nhật ký bán hàng.
• Tạo phiếu từ các dòng Ä‘ang chọn: cho phép lập nhanh má»™t hóa Ä‘Æ¡n bán hàng tổng hợp từ nhiều hóa Ä‘Æ¡n bán hàng đã lập trÆ°á»›c đó cho cùng má»™t khách hàng. Thông tin chi tiết hàng hóa: cùng 1 mã hàng, cùng Ä‘Æ¡n vị tính, cùng giá bán, cùng % vat, cùng % chiết khấu sẽ gom thành 1 dòng hàng, tính tổng các cá»™t giá trị.
• Đọc dữ liệu