Nhập Hóa đơn bán hàng

Phần mềm CrystalBooks hỗ trợ bạn lập các hóa đơn bán hàng dễ dàng, chính xác, đồng thời tự động hạch toán hóa đơn phù hợp với các nghiệp vụ phát sinh.

Khi lập Hóa đơn bán hàng, một số tiện ích nổi bật cần lưu ý là:

Phát hành hóa đơn điện tử – Phần mềm hiện tại đang tích hợp với một số NCC HĐĐT như VIETTEL, VNPT, BKAV, … Bạn có thể lập hóa đơn trên phần mềm CrystalBooks và tiến hành đẩy hóa đơn vào hệ thống của các NCC HĐĐT mà không cần phải nhập lại trên hệ thống HĐĐT.
Lấy số hóa đơn – trường hợp bạn không sử dụng các NCC HĐĐT kể trên, bạn cũng không cần phải nhập thủ công các ô Ký hiệu, Số hóa đơn GTGT, mà phần mềm sẽ hỗ trợ điền nhanh bằng cách chọn số hóa đơn chưa sử dụng từ phân hệ Quản lý hóa đơn.
Định khoản theo nghiệp vụ- định khoản đã được thiết lập sẵn cho từng nghiệp vụ bán hàng. Khi lập hóa đơn, bạn chỉ cần chọn nghiệp vụ để phần mềm định khoản và tạo các bút toán cần thiết.
Hóa đơn nhiều thuế suất - Trong hóa đơn bán hàng cho phép có nhiều dòng hàng với thuế suất khác nhau. Khi lên bảng kê hóa đơn bán ra, phần mềm sẽ tách thành các dòng kê khai theo từng mức thuế suất.

Lập Hóa đơn bán hàng

Bước 1. Lập hóa đơn bán hàng

Vào menu Chứng từ > Lập chứng từ > Hóa đơn bán hàng.

Hoặc vào menu Chứng từ > Hóa đơn bán hàng, sau đó tại danh sách Hóa đơn bán hàng, bấm nút Thêm chứng từ.

Bước 2. Nhập thông tin hóa đơn và ghi sổ

Chọn Người mua từ danh mục Khách hàng
Lấy số hóa đơn GTGT (phím tắt F8)
Điền Ngày hóa đơn và Hạn Thanh toán
Chọn lại kho nếu cần
Ngày bán - là ngày hạch toán - phần mềm tự động lấy = Ngày hóa đơn
Số phiếu do phần mềm tự động phát sinh.
Điền chi tiết hàng hóa, Số lượng, Đơn giá, Chiết khấu thương mại, và Thuế suất các mặt hàng
Điền Ghi chú (phím tắt Alt+G)
Chọn Nghiệp vụ (phím tắt Alt+V) – thay cho định khoản
Bấm nút Ghi sổ (phím tắt F9)

Bước 3. Chọn nghiệp vụ để định khoản

Xem tại Phân loại và định khoản các nghiệp vụ kế toán bán hàng

Bước 4. Lấy số hóa đơn GTGT

Nhấn phím F8 trên bàn phím, hoặc nhấp nút Lấy số HĐ trên giao diện Hóa đơn bán hàng
Tại màn hình Lấy số hóa đơn sẽ hiện danh sách các quyển hóa đơn với số hóa đơn đầu tiên chưa sử dụng. Bấm Chọn để phần mềm tự động điền số hóa đơn này vào Hóa đơn bán hàng.

Trường hợp bạn không sử dụng tính năng Phát hành HĐĐT mà nhập tay vào phần mềm để hạch toán ghi sổ, thì số hóa đơn bạn đang nhập vào có thể không phải là số hóa đơn mà phần mềm chọn sẵn (số đầu tiên chưa sử dụng), thì bạn có thể dùng các nút Xem số liền trước / Xem số liền sau để chọn đúng số hóa đơn.

Sử dụng các phím di chuyển Trái / Phải để chọn Xem số liền trước / Xem số liền sau

Tiện ích ở màn hình nhập liệu Hóa đơn bán hàng

Bấm chuột phải ở một dòng hàng bất kỳ, có các tiện ích sau:

Xóa thông tin hóa đơn: với các hóa đơn bán hàng không sử dụng tính năng Lấy số hóa đơn và không tích hợp hóa đơn điện tử, bạn có thể sử dụng chức năng này để xóa nhanh thông tin hóa đơn đã nhập tay vào phần mềm trước đó.
Đánh lại thứ tự dòng: trong lúc nhập liệu, các dòng hàng có thể được đánh số không đúng thứ tự (do bạn xóa dòng, thêm dòng ở vị trí bất kỳ, …). Tính năng này sẽ giúp bạn đánh lại số thứ tự của dòng hàng theo mong muốn.
Lấy giá bán từ báo giá: tính năng sẽ hỗ trợ lấy đơn giá bán mới nhất từ phiếu định giá đã lập trước đó.
Tính lại tiền VAT: tính năng hỗ trợ tính lại Tiền VAT của từng dòng hàng theo thuế suất của dòng hàng đó.
Gửi email HĐĐT/Chuyển đổi HĐĐT: là tính năng khi tích hợp hóa đơn điện tử.
Mẫu Json/XML HĐĐT: tính năng hỗ trợ xuất thông tin hóa đơn bán hàng đã gửi lên hệ thống HĐĐT VNPT, BKAV và VIETTEL từ phần mềm 1A, mục đích để đối chiếu với các NCC khi cần. Người dùng vào thư mục tên Mau_JSON_XML có trong thư mục cài đặt phần mềm 1A để xem thông tin chi tiết.
In phiếu: hỗ trợ phím nóng F11 để bấm nhanh in phiếu hóa đơn bán hàng.

Lập hóa đơn có nhiều thuế suất

Cho phép trong 1 hóa đơn có các mặt hàng với thuế suất khác nhau. Trên Bảng kê hóa đơn bán ra (phụ lục của Tờ khai thuế GTGT), phần mềm sẽ tách hóa đơn thành nhiều dòng theo từng mức thuế suất.

Khi lập hóa đơn, bạn cần kiểm tra thuế suất của từng mặt hàng do phần mềm tự động điền ở cột VAT và sửa lại cho đúng nếu cần. Ô Thuế suất GTGT (thuế suất chung của hóa đơn) - sẽ tự động hiển thị mức thuế suất phù hợp

Ô Tiền thuế GTGT của hóa đơn sẽ do phần mềm tự động tính theo tổng tiền thuế GTGT của các mặt hàng

In phiếu xuất kho bán hàng

Bấm In phiếu xuất
Trên màn hình xem trước khi in Phiếu xuất kho, nhấp chuột phải > Print

Tiện ích ở màn hình Quản lý Hóa đơn bán hàng

Thêm chứng từ: thêm mới hóa đơn bán hàng.
Đọc từ excel: lập hóa đơn bán hàng từ file excel.
Thanh toán hóa đơn: thực hiện áp thanh toán với các khoản thu tiền của khách hàng (dùng cho trường hợp công nợ theo hóa đơn).
Đánh lại số chứng từ: thực hiện đánh lại số chứng từ theo thứ tự tăng dần, hỗ trợ in và lưu trữ chứng từ.
In chứng từ hàng loạt: thao tác in hàng loạt chứng từ theo biểu mẫu có trên phần mềm.
Ghi sổ chứng từ hàng loạt: thực hiện ghi sổ chứng từ hàng loạt.
Mở khóa chứng từ hàng loạt: thực hiện mở khóa chứng từ hàng loạt.
Nhật ký bán hàng: xem báo cáo nhật ký bán hàng.
Tạo phiếu từ các dòng đang chọn: cho phép lập nhanh một hóa đơn bán hàng tổng hợp từ nhiều hóa đơn bán hàng đã lập trước đó cho cùng một khách hàng. Thông tin chi tiết hàng hóa: cùng 1 mã hàng, cùng đơn vị tính, cùng giá bán, cùng % vat, cùng % chiết khấu sẽ gom thành 1 dòng hàng, tính tổng các cột giá trị.
Đọc dữ liệu