Quản lý thông tin Khách hà ng
Tất cả các thông tin vỠKhách hà ng của Doanh nghiệp, bao gồm cả các thông tin vỠcông nợ, được quản lý đồng bộ trong một mà n hình duy nhất: Mà n hình Khách hà ng và đối tác.
Mà n hình Khách hà ng và đối tác
Và o Quản lý > Khách hà ng và Äối tác, chá»n nhóm 1. Khách hà ng.
Tại danh mục Khách hà ng và đối tác, bạn có thể:
- Tìm nhanh khách hà ng theo từ khóa.
- Lá»c tình trạng khách hà ng - có các tình trạng hiển thị: Äang theo dõi /Dừng theo dõi/ Tất cả. Mặc định danh mục khách hà ng mở ra sẽ ở tình trạng Äang theo dõi. NgÆ°á»i dùng có thể tùy chá»n lá»c tình trạng để xem thêm khách hà ng Dừng theo dõi hoặc xem Tất cả.
- Thêm khách hà ng mới.
- Sá»a thông tin khách hà ng, bao gồm cả sá»a mã khách hà ng.
- Xem số dư công nợ phải thu, công nợ phải trả của các khách hà ng, nhà cung cấp
- Xem chi tiết công nợ theo Hóa đơn và theo Tà i khoản của từng khách hà ng. Hỗ trợ xỠlý áp thanh toán các chứng từ thanh toán (Phiếu thu, Phiếu Chi) cho các hóa đơn khi có biểu tượng cảnh báo khách hà ng đang có khoản thanh toán chưa được áp cho các hóa đơn.
Thêm khách hà ng mới
Bấm nút + Thêm và điá»n thông tin của khách hà ng má»›i nhÆ° sau:
- Phân nhóm (*) - bắt buá»™c phải Ä‘iá»n. Hoặc, phần má»m tá»± Ä‘iá»n nếu đã nhấp chá»n trÆ°á»›c má»™t Nhóm ở khung bên trái.
- Mã đối tượng - bạn tá»± Ä‘iá»n mã khách hà ng, hoặc để trống, phần má»m tá»± Ä‘á»™ng phát sinh mã. LÆ°u ý việc khai báo mã khách hà ng: không dùng khoảng trắng và ký tá»± đặc biệt, nên nháºp theo Mã số thuế của KH, NCC.
- Nháºp Mã số thuế và nhấp nút Tra cứu- phần má»m há»— trợ tra cứu thông tin doanh nghiệp từ trang Tổng cục thuế - Bá»™ tà i chÃnh.
- Tên giao dịch, Äịa chỉ, Äiện thoại, NgÆ°á»i đại diện - phần má»m mặc định sẽ tá»± Ä‘á»™ng lấy theo thông tin bạn vừa tra cứu hoặc bạn có thể tá»± Ä‘iá»n.
- Số tà i khoản, Tại ngân hà ng, Tên tà i khoản - bạn Ä‘iá»n thông tin ngân hà ng thÆ°á»ng xuyên giao dịch nhất của khách hà ng để thông tin nà y sẽ được tá»± Ä‘á»™ng lấy lên phiếu chi.
- Nhóm đối tượng – dùng để phân nhóm các đối tượng, và dụ: phân theo khu vực, đại lý, …
Sá»a/Xóa thông tin khách hà ng
- Chá»n đối tượng khách hà ng cần sá»a, bấm nút Sá»a
- Bấm LÆ°u khi sá»a xong các thông tin khách hà ng
- Äể xóa mã Khách hà ng: chá»n mã Khách hà ng cần xóa, bấm nút Xóa.
Không xóa những khách hà ng đã có chứng từ phát sinh.
Các tiện Ãch mà n hình quản lý Danh mục khách hà ng
Bấm chuá»™t phải và o mà n hình quản lý Danh mục khách hà ng, có các tiện Ãch sau:
- Cáºp nháºt nhanh: cho phép thay đổi nhanh thông tin Phân nhóm hoặc Nhóm đối tượng của má»™t hoặc nhiá»u mã khách hà ng, nhà cung cấp. Cho phép thay đổi nhanh tình trạng Hiển thị hoặc Không hiển thị của má»™t hoặc nhiá»u mã khách hà ng.
- Chuẩn hóa mã: ở má»™t số trÆ°á»ng hợp việc chuẩn hóa mã khách hà ng là cần thiết khi việc tạo mã có dùng các ký tá»± đặc biệt, cụ thể nhÆ°: khoảng trắng, $, %, (), &, +, … lúc nà y phần má»m sẽ há»— trợ nháºp ký tá»± thay thể phù hợp.
- Xóa nhiá»u dòng: há»— trợ xóa nhanh nhiá»u mã khách hà ng cùng lúc, trÆ°á»ng hợp mã khách hà ng được chá»n chÆ°a nháºp chứng từ.
- Tra cứu MST: mở nhanh mà n hình Tra cứu thông tin KH & ÄT theo mã Ä‘ang chá»n.
- Thông tin HÄÄT: hiển thị mà n hình khai báo thông tin hóa Ä‘Æ¡n Ä‘iện tá» của khách hà ng nhÆ° hình thức thanh toán, cách phân phối hóa Ä‘Æ¡n, email, chÆ°a thanh toán, đã thanh toán,…
Xem chi tiết công nợ theo hóa đơn của Khách hà ng và XỠlý khi có biểu tượng cảnh báo tình huống "Khách hà ng có Phiếu Thu chưa được áp thanh toán cho các Hóa đơn"
Bấm nút Chi tiết công nợ theo hóa đơn để xem chi tiết các hóa đơn và chứng từ thanh toán phát sinh của Khách hà ng.
Biểu tượng cảnh báo tình huống số dÆ° công nợ chÆ°a Ãp Thanh toán
Khách hà ng có thể có số dÆ° công nợ Phải trả (Bên Có 131) trong trÆ°á»ng hợp có khoản tiá»n đã trả trÆ°á»›c để mua hà ng nhÆ°ng chÆ°a nháºn hà ng hoặc chÆ°a có Hóa Ä‘Æ¡n bán hà ng. Sau khi bạn giao hà ng và xuất hóa Ä‘Æ¡n bán hà ng cho Khách hà ng và ghi sổ nợ, thì số dÆ° công nợ của Khách hà ng lúc nà y sẽ có ở cả 2 bên:
- Số dư bên Phải Thu - theo Hóa đơn bán hà ng
- Số dÆ° bên Phải trả - theo Phiếu Thu tiá»n khách hà ng trả trÆ°á»›c
Lúc nà y, bạn cần thá»±c hiện Ãp thanh toán số tiá»n Phiếu Thu cho Hóa Ä‘Æ¡n để có số dÆ° cuối cùng còn lại là 1 bên (Phải thu hoặc Phải trả).
(*) Việc Ãp Thanh toán là cần thiết để theo dõi số dÆ° công nợ chi tiết theo Hóa Ä‘Æ¡n, qua đó theo dõi được Hạn thanh toán, tuổi nợ của từng khoản nợ vá»›i Khách hà ng.
(**) TrÆ°á»ng hợp Khách hà ng có công nợ bằng ngoại tệ, thì việc theo dõi số dÆ° công nợ chi tiết theo từng hóa Ä‘Æ¡n và Ãp thanh toán là bắt buá»™c để có thể xác định được tá»· giá Ä‘Ãch danh và tÃnh chênh lệch tá»· giá đúng theo yêu cầu của Thông tÆ° 200/2014/TT-BTC.
Äể đảm bảo các phát sinh công nợ và thanh toán của từng Khách hà ng luôn được Ãp thanh toán đầy đủ, và kịp thá»i, không bị quên, thì phần má»m sẽ tá»± Ä‘á»™ng kiểm soát tình huống khi mà Khách hà ng có số dÆ° công nợ 2 bên và cảnh báo cho kế toán biết bằng biểu tượng nhÆ° trên hình. Biểu tượng nà y sẽ hiển thị tại:
- Mà n hình Home
- Danh mục Khách hà ng
- Ngay trên Hóa đơn bán hà ng và trên danh sách Hóa đơn bán hà ng
- Ngay trên Phiếu Thu và danh sách Phiếu Thu.
Xá» lý Ãp thanh toán khi có biểu tượng cảnh báo
Tại giao diện Quản lý danh mục Khách hà ng, bạn sẽ nhìn thấy ở Khách hà ng có cảnh báo thì cÅ©ng có số dÆ° công nợ ở cả 2 bên Phải Thu và Phải Trả, trong đó số dÆ° bên Phải trả chÃnh là số tiá»n của Phiếu Thu cần áp thanh toán.
- Bạn chá»n dòng khách hà ng có biểu tượng cảnh báo, Bấm nút Chi tiết công nợ theo hóa Ä‘Æ¡n để mở giao diện xem Chi tiết số dÆ° công nợ theo hóa Ä‘Æ¡n.
- Nhấp đôi chuá»™t và o dòng chứng từ thanh toán (Phiếu Thu) để đến mà n hình Thanh toán hóa Ä‘Æ¡n, mà n hình nà y thể hiện tất cả những Hóa Ä‘Æ¡n chÆ°a được thanh toán. Bấm Chá»n và o các hóa Ä‘Æ¡n cần thanh toán và bấm Duyệt để đồng ý thanh toán.
- Kiểm tra lại trên mà n hình Quản lý danh mục Khách hà ng.
Tiện Ãch xem nhanh chi tiết công nợ theo tà i khoản
Tiện Ãch há»— trợ ngÆ°á»i dùng xem nhanh tổng hợp phát sinh theo tà i khoản của đối tượng và chi tiết phát sinh theo đối tượng.
NgÆ°á»i dùng có thể báºt / tắt tiện Ãch và cần khai báo danh sách các tà i khoản cần xem (*) để phần má»m hiển thị nhanh số liệu ngay tại mà n hình Quản lý Khách hà ng, đối tác.
(*) là tà i khoản phải thá»a Ä‘iá»u kiện: có thiết láºp Chi tiết phát sinh theo đối tượng là Khách hà ng, đối tác.