Quản lý thông tin Khách hàng
Tất cả các thông tin về Khách hàng của Doanh nghiệp, bao gồm cả các thông tin về công nợ, được quản lý đồng bộ trong một màn hình duy nhất: Màn hình Khách hàng và đối tác.
Màn hình Khách hàng và đối tác
Vào Quản lý > Khách hàng và Đối tác, chọn nhóm 1. Khách hàng.
Tại danh mục Khách hàng và đối tác, bạn có thể:
- Tìm nhanh khách hàng theo từ khóa.
- Lọc tình trạng khách hàng - có các tình trạng hiển thị: Đang theo dõi /Dừng theo dõi/ Tất cả. Mặc định danh mục khách hàng mở ra sẽ ở tình trạng Đang theo dõi. Người dùng có thể tùy chọn lọc tình trạng để xem thêm khách hàng Dừng theo dõi hoặc xem Tất cả.
- Thêm khách hàng mới.
- Sửa thông tin khách hàng, bao gồm cả sửa mã khách hàng.
- Xem số dư công nợ phải thu, công nợ phải trả của các khách hàng, nhà cung cấp
- Xem chi tiết công nợ theo Hóa đơn và theo Tài khoản của từng khách hàng. Hỗ trợ xử lý áp thanh toán các chứng từ thanh toán (Phiếu thu, Phiếu Chi) cho các hóa đơn khi có biểu tượng cảnh báo khách hàng đang có khoản thanh toán chưa được áp cho các hóa đơn.
Thêm khách hàng mới
Bấm nút + Thêm và điền thông tin của khách hàng mới như sau:
- Phân nhóm (*) - bắt buộc phải điền. Hoặc, phần mềm tự điền nếu đã nhấp chọn trước một Nhóm ở khung bên trái.
- Mã đối tượng - bạn tự điền mã khách hàng, hoặc để trống, phần mềm tự động phát sinh mã. Lưu ý việc khai báo mã khách hàng: không dùng khoảng trắng và ký tự đặc biệt, nên nhập theo Mã số thuế của KH, NCC.
- Nhập Mã số thuế và nhấp nút Tra cứu- phần mềm hỗ trợ tra cứu thông tin doanh nghiệp từ trang Tổng cục thuế - Bộ tài chính.
- Tên giao dịch, Địa chỉ, Điện thoại, Người đại diện - phần mềm mặc định sẽ tự động lấy theo thông tin bạn vừa tra cứu hoặc bạn có thể tự điền.
- Số tài khoản, Tại ngân hàng, Tên tài khoản - bạn điền thông tin ngân hàng thường xuyên giao dịch nhất của khách hàng để thông tin này sẽ được tự động lấy lên phiếu chi.
- Nhóm đối tượng – dùng để phân nhóm các đối tượng, ví dụ: phân theo khu vực, đại lý, …
Sửa/Xóa thông tin khách hàng
- Chọn đối tượng khách hàng cần sửa, bấm nút Sửa
- Bấm Lưu khi sửa xong các thông tin khách hàng
- Để xóa mã Khách hàng: chọn mã Khách hàng cần xóa, bấm nút Xóa.
Không xóa những khách hàng đã có chứng từ phát sinh.
Các tiện ích màn hình quản lý Danh mục khách hàng
Bấm chuột phải vào màn hình quản lý Danh mục khách hàng, có các tiện ích sau:
- Cập nhật nhanh: cho phép thay đổi nhanh thông tin Phân nhóm hoặc Nhóm đối tượng của một hoặc nhiều mã khách hàng, nhà cung cấp. Cho phép thay đổi nhanh tình trạng Hiển thị hoặc Không hiển thị của một hoặc nhiều mã khách hàng.
- Chuẩn hóa mã: ở một số trường hợp việc chuẩn hóa mã khách hàng là cần thiết khi việc tạo mã có dùng các ký tự đặc biệt, cụ thể như: khoảng trắng, $, %, (), &, +, … lúc này phần mềm sẽ hỗ trợ nhập ký tự thay thể phù hợp.
- Xóa nhiều dòng: hỗ trợ xóa nhanh nhiều mã khách hàng cùng lúc, trường hợp mã khách hàng được chọn chưa nhập chứng từ.
- Tra cứu MST: mở nhanh màn hình Tra cứu thông tin KH & ĐT theo mã đang chọn.
- Thông tin HĐĐT: hiển thị màn hình khai báo thông tin hóa đơn điện tử của khách hàng như hình thức thanh toán, cách phân phối hóa đơn, email, chưa thanh toán, đã thanh toán,…
Xem chi tiết công nợ theo hóa đơn của Khách hàng và Xử lý khi có biểu tượng cảnh báo tình huống "Khách hàng có Phiếu Thu chưa được áp thanh toán cho các Hóa đơn"
Bấm nút Chi tiết công nợ theo hóa đơn để xem chi tiết các hóa đơn và chứng từ thanh toán phát sinh của Khách hàng.
Biểu tượng cảnh báo tình huống số dư công nợ chưa Áp Thanh toán
Khách hàng có thể có số dư công nợ Phải trả (Bên Có 131) trong trường hợp có khoản tiền đã trả trước để mua hàng nhưng chưa nhận hàng hoặc chưa có Hóa đơn bán hàng. Sau khi bạn giao hàng và xuất hóa đơn bán hàng cho Khách hàng và ghi sổ nợ, thì số dư công nợ của Khách hàng lúc này sẽ có ở cả 2 bên:
- Số dư bên Phải Thu - theo Hóa đơn bán hàng
- Số dư bên Phải trả - theo Phiếu Thu tiền khách hàng trả trước
Lúc này, bạn cần thực hiện Áp thanh toán số tiền Phiếu Thu cho Hóa đơn để có số dư cuối cùng còn lại là 1 bên (Phải thu hoặc Phải trả).
(*) Việc Áp Thanh toán là cần thiết để theo dõi số dư công nợ chi tiết theo Hóa đơn, qua đó theo dõi được Hạn thanh toán, tuổi nợ của từng khoản nợ với Khách hàng.
(**) Trường hợp Khách hàng có công nợ bằng ngoại tệ, thì việc theo dõi số dư công nợ chi tiết theo từng hóa đơn và Áp thanh toán là bắt buộc để có thể xác định được tỷ giá đích danh và tính chênh lệch tỷ giá đúng theo yêu cầu của Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Để đảm bảo các phát sinh công nợ và thanh toán của từng Khách hàng luôn được Áp thanh toán đầy đủ, và kịp thời, không bị quên, thì phần mềm sẽ tự động kiểm soát tình huống khi mà Khách hàng có số dư công nợ 2 bên và cảnh báo cho kế toán biết bằng biểu tượng như trên hình. Biểu tượng này sẽ hiển thị tại:
- Màn hình Home
- Danh mục Khách hàng
- Ngay trên Hóa đơn bán hàng và trên danh sách Hóa đơn bán hàng
- Ngay trên Phiếu Thu và danh sách Phiếu Thu.
Xử lý Áp thanh toán khi có biểu tượng cảnh báo
Tại giao diện Quản lý danh mục Khách hàng, bạn sẽ nhìn thấy ở Khách hàng có cảnh báo thì cũng có số dư công nợ ở cả 2 bên Phải Thu và Phải Trả, trong đó số dư bên Phải trả chính là số tiền của Phiếu Thu cần áp thanh toán.
- Bạn chọn dòng khách hàng có biểu tượng cảnh báo, Bấm nút Chi tiết công nợ theo hóa đơn để mở giao diện xem Chi tiết số dư công nợ theo hóa đơn.
- Nhấp đôi chuột vào dòng chứng từ thanh toán (Phiếu Thu) để đến màn hình Thanh toán hóa đơn, màn hình này thể hiện tất cả những Hóa đơn chưa được thanh toán. Bấm Chọn vào các hóa đơn cần thanh toán và bấm Duyệt để đồng ý thanh toán.
- Kiểm tra lại trên màn hình Quản lý danh mục Khách hàng.
Tiện ích xem nhanh chi tiết công nợ theo tài khoản
Tiện ích hỗ trợ người dùng xem nhanh tổng hợp phát sinh theo tài khoản của đối tượng và chi tiết phát sinh theo đối tượng.
Người dùng có thể bật / tắt tiện ích và cần khai báo danh sách các tài khoản cần xem (*) để phần mềm hiển thị nhanh số liệu ngay tại màn hình Quản lý Khách hàng, đối tác.
(*) là tài khoản phải thỏa điều kiện: có thiết lập Chi tiết phát sinh theo đối tượng là Khách hàng, đối tác.
