Quản lý Hàng hóa và Dịch vụ

Tất cả các thông tin về Hàng hóa và Dịch vụ, bao gồm thông tin về tồn kho hiện tại, được quản lý đồng bộ trong một màn hình duy nhất: Màn hình Hàng hóa.

Màn hình quản lý Hàng hóa

Vào menu Quản lý > Hàng hóa và dịch vụ.

danh mục hàng hóa dịch vụ

Tại giao diện này có các chức năng hỗ trợ sau:

Tìm nhanh các mặt hàng theo từ khóa.
Lọc tình trạng mặt hàng - có các tình trạng hiển thị: Đang theo dõi / Dừng theo dõi/ Tất cả. Mặc định danh mục hàng hóa mở ra sẽ ở tình trạng Đang theo dõi. Người dùng có thể tùy chọn lọc tình trạng để xem thêm mặt hàng Dừng theo dõi hoặc xem Tất cả.
Nút Thêm - để khai báo mặt hàng mới.
Nút Sửa - để sửa thông tin mặt hàng.
Cột "Tồn" - hiển thị số lượng tồn kho hiện thời của các mặt hàng (ở tất cả các kho).
Nút Xem Thẻ kho - để xem Thẻ kho với chi tiết các giao dịch mua, bán, nhập, xuất của từng mặt hàng.
Cột ngoài cùng bên phải - là nơi hiện icon cảnh báo mã hàng đang có chứng từ xuất kho làm âm kho. (Xem thêm các chức năng Tự động kiểm soát và báo lỗi hạch toán)

Quản lý hàng hóa, dịch vụ theo nhóm

Danh mục Hàng hóa và Dịch vụ được tổ chức theo các nhóm, tương ứng với phân loại hàng hóa, dịch vụ trong Chế độ kế toán:

Trong dữ liệu kế toán theo TT133 có 5 nhóm: 100.Dịch vụ, 152.Nguyên vật liệu, 153.Công cụ dụng cụ, 155.Thành phẩm, 156.Hàng hóa.
Trong dữ liệu kế toán theo TT200 có 10 nhóm: 100.Dịch vụ, 1521.Nguyên vật liệu, 1531.CCDC, 1532.Bao bì luân chuyển, 1533.Đồ dùng thay thế, 1534.Thiết bị phụ tùng thay thế, 1551.Thành phẩm, 1557.Thành phẩm bất động sản, 1561.Hàng hóa, 1567.Hàng hóa bất động sản.

TTSOFT® Pro Accounting sẽ tự động định khoản cho từng nhóm trên trong các nghiệp vụ nhập-xuất kho phù hợp với yêu cầu kế toán. Bạn cần chọn đúng nhóm cho từng mã hàng hóa, dịch vụ.

Nút Chọn Nhóm cho phép bạn truy cập danh sách nhóm và tùy chọn hiện/không hiện từng nhóm trên giao diện quản lý. (có thể ẩn đi những nhóm không có phát sinh trong công ty bạn)

Quản lý danh mục Nhóm ngành nghề dùng trong TT88

Đối với hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng danh mục nhóm ngành nghề để áp dụng tỷ lệ thuế giá trị gia tăng, tỷ lệ thuế thu nhập cá nhân. Dựa trên chế độ kế toán theo TT 88, TTSOFT® Pro Accounting hỗ trợ đầy đủ danh mục nhóm ngành nghề, mức thuế suất thuế GTGT và thuế suất thuế TNCN tương ứng.

Thêm và Điều chỉnh thông tin Hàng hóa

Thêm mới hàng hóa

Bấm nút + Thêm trên danh mục Hàng hóa và Dịch vụ và điền các thông tin về mặt hàng mới như sau:

Bạn có thể Thêm nhiều mã hàng của cùng mặt hàng (khác quy cách) bằng cách COPY mã.

Khi tạo mã hàng mới, nếu bạn để trống ô Mã hàng và lưu, phần mềm sẽ tự động phát sinh mã

Để Import danh sách mặt hàng từ Excel, bạn tham khảo hướng dẫn Đọc dữ liệu danh mục từ Excel

Trường hợp Thêm mới hàng hóa theo TT 88, cần chọn nhóm NN (TT88) theo danh sách gợi ý trên phần mềm.

Sửa thông tin hàng hóa

Chọn 1 mã hàng rồi bấm nút Sửa.
Bấm Lưu sau khi chỉnh sửa xong các thông tin.

Khi cần sửa đơn vị tính (ĐVT) của mã hàng, người dùng không trực tiếp sửa ở màn hình HHDV, mà phải thao tác ở menu chuột phải

Xem mục Các tiện ích màn hình quản lý Danh mục vật tư hàng hóa.

Xóa hàng hóa

Chọn mã hàng cần xóa và bấm nút Xóa.

Bạn không xóa được những mã hàng đã có chứng từ phát sinh.

Các tiện ích màn hình quản lý Danh mục Vật tư hàng hóa

Bấm chuột phải vào màn hình quản lý Danh mục hàng hóa, có các tiện ích sau:

Xem thẻ kho: tương tự nút Xem thẻ kho.
Cập nhật nhanh thông tin HHDV: hỗ trợ thay đổi nhanh các thông tin liên quan đến hàng hóa, dịch vụ.
- Nhóm hàng
- %VAT
- Chủng loại
- Mô tả/ Quy cách
- HSQĐ SP
- Hiển thị

Người dùng thể chọn cập nhật nhiều mã hàng cùng lúc bằng cách: nhấp chọn mã hàng đầu tiên, nhấn giữ phím “Shift” và nhấp chọn mã hàng cuối cùng cần thực hiện.

Cập nhật nhanh ĐVT của HHDV: hỗ trợ cập nhật các đơn vị tính nếu có thay đổi. Đơn vị tính mới sẽ được cập nhật cho toàn bộ chứng từ liên quan đến VTHH. Thao tác như sau:
1. Bấm Cập nhật
2. Lựa chọn check hoặc bỏ check vào nội dung “Cập nhật ĐVT này cho toàn bộ chứng từ liên quan của VTHH.
3. Chọn lại ĐVT mới.
4. Nhấp chuột phải lên mã hàng, chọn Cập nhật nhanh ĐVT của HHDV.

Cập nhật nhanh Ngành nghề theo TT88: hỗ trợ cập nhật thông tin nhóm ngành nghề cho các mã hàng có theo dõi nhóm ngành nghề.

Xóa nhanh nhiều HHDV: hỗ trợ xóa nhanh nhiều mã hàng cùng lúc, trường hợp mã hàng được chọn chưa nhập chứng từ.
Danh mục Đơn vị tính: hiển thị màn hình danh mục đơn vị tính.
Quy đổi Đơn vị tính: hiển thị màn hình để khai báo ĐVT quy đổi và Hệ số quy đổi theo ĐVT danh mục.

Chuẩn hóa mã: ở một số trường hợp việc chuẩn hóa mã hàng là cần thiết khi việc tạo mã có dùng các ký tự đặc biệt, cụ thể như: khoảng trắng, $, %, (), &, +, … lúc này phần mềm sẽ hỗ trợ nhập ký tự thay thế phù hợp.
Đổi phát sinh mã HHDV: tính năng này nhằm hỗ trợ thay đổi từ mã HHDV đang có trên chứng từ, bảng giá (nếu có) sang mã HHDV khác và KHÔNG thay đổi các số liệu đi kèm như: Số lượng, Đơn giá, Giá trị, ĐVT, Hệ số qui đổi, …trên chứng từ, bảng giá.

Tính năng chỉ sử dụng trong trường hợp hai mã đều là mã HHDV, không liên quan đến mã TSCĐ/ CCDC hay Đối tượng giá thành (ĐTGT).

Tính năng Đổi phát sinh mã HHDV

Phân quyền tính năng cho người dùng: Vào menu Hệ thống > Quản trị người dùng, tại bảng Chức năng, kéo thanh trượt xuống mục 9. Khác và nhấp chọn vào ô vuông tại dòng 9.0.7 Đổi phát sinh mã HHDV để phân quyền cho người dùng.
Tại màn hình Đổi phát sinh mã HHDV, thao tác thực hiện như sau:

Ô chọn Từ HHDV: chọn mã HHDV cần đổi.
Ô chọn Thành HHDV: chọn mã HHDV cần giữ lại.
Ô Áp dụng từ ngày: chọn ngày bắt đầu thực hiện chuyển đổi mã HHDV.
Nhấp nút Thực hiện, nhấp tiếp nút Đồng ý để phần mềm thực hiện việc đổi phát sinh mã HHDV.
Sau khi thực hiện tính năng Đổi phát sinh mã HHDV, người dùng cần thực hiện tuần tự các công việc sau đây để đảm bảo tính đúng đắn của số liệu.

(1) Chuyển số liệu tồn kho (nếu có): của mã cần đổi sang mã cần giữ lại NGAY TRƯỚC thời điểm thực hiện đổi phát sinh mã HHDV. Việc chuyển số liệu tồn kho sẽ có 2 trường hợp: thời điểm chuyển đổi là từ kỳ đầu tiên khởi tạo phần mềm, người dùng thực hiện việc sửa lại số liệu tồn kho tại màn hình Số dư đầu kỳ.

Ngược lại, xử lý chuyển số dư theo hai bước: bước 1, lập phiếu xuất kho, xuất hết SL cho mã cần đổi. Bước 2, lập phiếu nhập kho để nhập đủ SL (đã xuất ở mã cần đổi) vào mã cần giữ lại, ngay trước thời điểm đổi phát sinh mã HHDV.

(2) Thực hiện các công việc tính lại số liệu: cho từng kỳ, kể từ kỳ của thời điểm đổi phát sinh mã HHDV.

Kiểm tra và chốt số liệu (để tính lại giá xuất, kiểm tra âm kho, chuyển lại số dư, …).

Tính lại giá thành (nếu có liên quan vì giá xuất HHDV có thể đã bị thay đổi và số liệu trên báo cáo sản xuất có liên quan đến mã HHDV bị đổi có thể cần được tính lại, …).

(3) Xử lý hiển thị mã HHDV trong danh mục: vào menu Quản lý > chọn Hàng hóa, dịch vụ để xóa bỏ mã HHDV cần đổi (mã HHDV thừa). Trường hợp không thể xóa bỏ mã HHDV này, người dùng bổ sung thêm chuỗi ký tự “KHONGSD_” vào đầu mã và tên HHDV này để phân biệt về sau.

Xử lý khi có biểu tượng cảnh báo mã hàng có phiếu xuất làm âm kho với nút Xem thẻ kho

Trường hợp bạn thấy Biểu tượng cảnh báo mã hàng có phiếu xuất làm âm kho, bạn cần xử lý sửa lỗi này để đảm bảo số liệu giá vốn được tính đúng. Để biết nguyên nhân lỗi, bạn chỉ cần mở xem Thẻ kho của mã hàng.

Màn hình Thẻ kho liệt kê chứng từ nhập xuất một mã hàng từ đầu năm đến ngày xem hiện tại. Bạn có thể chọn xem đến ngày bất kỳ trong năm.

Trên giao diện Xem thẻ kho sẽ dễ dàng nhìn thấy phiếu xuất nào làm âm kho.

Trường hợp âm kho do "xuất trước-nhập sau trong cùng ngày", thì chỉ cần dùng chuột kéo phiếu nhập lên trên các phiếu xuất để thay đổi thứ tự hạch toán.
Trường hợp âm kho do thiếu phiếu nhập, bạn cần bổ sung phiếu nhập kho.

Thêm hình ảnh cho Hàng hóa dịch vụ

Phần mềm cho phép gán hình ảnh sản phẩm vào từng mặt hàng cụ thể để thuận tiện cho việc tra cứu và quản lý khác.

Bước 1. Khai báo gán hình ảnh hàng hóa cho từng mặt hàng

Vào Hệ thống > Tùy chọn hệ thống, ở tab Hiển thị & Xử lý, đánh dấu chọn ô Hình ảnh hàng hóa.
Vào Quản lý > Hàng hóa và dịch vụ, bấm nút Sửa hoặc Thêm mới, thực hiện gán hình ảnh cho hàng hóa bằng cách:
Phải chuột vào ô hình ảnh hàng hóa > Chọn Load …
Chọn nơi lưu hình ảnh và chọn ảnh cần gán vào và nhấn Open.
Nhấn Lưu và Đóng.