Nhập Hóa đơn bán hàng từ tập tin Excel

Hỗ trợ người dùng nhập hàng loạt các hóa đơn bán hàng đã có trước đó từ phần mềm bán hàng (POS) hoặc phần mềm kế toán khác vào lại phần mềm CrystalBooks một cách nhanh chóng, thuận tiện và ít sai sót.

Các bước thực hiện như sau

Bước 1.  Xuất tập tin Excel chuẩn.

1. Vào menu Chứng từ, chọn Hóa đơn bán hàng, nhấp phải chuột tại lưới trống và chọn dòng Đọc từ Excel.
2. Tại màn hình Danh sách chi tiết phiếu bán hàng, nhấp phải chuột vào cột tiêu đề, nhấp chọn dòng Xuất dữ liệu ra Excel đủ cột.
3. Khai báo tên tập tin và thư mục chứa tập tin Excel xuất ra, nhấp Save để hoàn tất.

Bước 2.  Bổ sung đầy đủ thông tin vào tập tin Excel chuẩn

• Số phiếu: cần đặt theo định dạng chuẩn: BH-1901-0001, với diễn giải:
  • BH: lấy theo thông tin Phần mở rộng của loại chứng từ Phiếu bán hàng.
  • 1901: là 2 chữ số cuối của năm và tháng trên hóa đơn bán hàng.
  • 0001: là số thứ tự của phiếu bán hàng và số lượng ký tự phải bằng với chiều dài của loại chứng từ Phiếu bán hàng.
  • (Tham khảo tại Hệ thống > Tùy chọn hệ thống > Phát sinh số phiếu để xem 2 thông tin Phần mở rộng và Chiều dài của loại chứng từ)

Các dòng có thông tin Số hóa đơn trùng nhau sẽ có cùng thông tin Số phiếu bán hàng.

• Mã nghiệp vụ và Tên nghiệp vụ:
  • Mở chứng từ Phiếu bán hàng, nhấp vào biểu tượng  vào màn hình Thiết lập nghiệp vụ.
  • Nhấp phải chuột vào ô tiêu đề cột, chọn dòng Xuất dữ liệu ra Excel đủ cột.
  • Mở tập tin excel vừa xuất để xem mã và tên nghiệp vụ.
• Mã kho: vào Quản lý, chọn dòng Kho, nhấp nút Thêm Kho để xem thông tin mã và tên kho hàng.
• Mã nhóm hàng: Vào Quản lý, chọn Hàng hóa, dịch vụ, nhấp nút Chọn nhóm bên góc trái để xem mã nhóm hàng (Đây là thông tin quan trọng, các mặt hàng cần được gán đúng nhóm).

Bước 3. Import chứng từ vào phần mềm

• Sau khi bổ sung thông tin vào tập tin Excel, người dùng có thể nhập các hóa đơn bán hàng vào lại phần mềm.

Bước 4. Kiểm tra và ghi sổ chứng từ

• Người dùng kiểm tra thông tin các hóa đơn vừa được nhập vào và ghi sổ chứng từ để hoàn tất.
• Có thể ghi sổ từng chứng từ hoặc sử dụng chức năng Ghi sổ chứng từ hàng loạt.