Lập và phát hành hóa đơn điện tử 

Các bước lập và phát hành hóa đơn điện tử bằng API.

Đăng nhập vào hệ thống hóa đơn điện tử

Để có thể phát hành hóa đơn điện tử trên TTSOFT® Pro Accounting thành công, người dùng cần đăng nhập vào hệ thống hóa đơn điện tử API.

1. Nhấp chọn Hóa đơn điện tử > chọn Đăng nhập.
2. Khung Sử dụng HĐĐT và gửi email theo mẫu NCC: nhập tên Người dùng và Mật khẩu, sau đó nhấp nút Đăng nhập (tên người dùng sẽ được lưu sẵn cho lần đăng nhập tiếp theo).

Tùy theo Thông tin kết nối Hóa đơn điện tử của từng nhà cung cấp VNPT, BKAV, VIETTEL. Người dùng sẽ thực hiện Đăng nhập theo thông tin HĐĐT của nhà cung cấp đó gồm Người dùng và Mật khẩu hoặc Tên tài khoản WS/Mật khẩu WS.

Lập hóa đơn bán hàng, phát hành hóa đơn điện tử

Thực hiện các bước sau:

1. Vào Chứng từ > Hóa đơn bán hàng > bấm nút Thêm chứng từ.
   1. Nhập đầy đủ thông tin của hóa đơn bán hàng, riêng Ký hiệu – Số hóa đơn, Ngày hóa đơn để trống.
   2. Bấm nút Phát hành.
2. Vào Hệ thống hóa đơn điện tử của nhà cung cấp (Viettel, VNPT, BKAV) thực hiện Ký và phát hành hóa đơn điện tử tại website của nhà cung cấp.
3. Vào menu Hóa đơn điện tử > Quản lý hóa đơn điện tử.
4. Nhấp chuột phải lên hóa đơn vừa phát hành, chọn Cập nhật thông tin HĐ. Lúc này, phần mềm tự động cập nhật thông tin hóa đơn: ký hiệu, số và ngày hóa đơn vào chứng từ Hóa đơn bán hàng, sau đó tự động Ghi sổ chứng từ.

Phát hành hàng loạt hóa đơn điện tử

Tính năng này hỗ trợ nhanh thao tác người dùng có thể phát hành cùng lúc nhiều hóa đơn từ TTSOFT® Pro Accounting lên hệ thống API hóa đơn điện tử các nhà cung cấp BKAV, VNPT, VIETTEL.

Phát hành hàng loạt hóa đơn điện tử

• Vào Hóa đơn điện tử > HĐĐT API – Quản lý hóa đơn.
• Bấm nút Phát hành hàng loạt

Màn hình Phát hành HĐĐT hàng loạt hiển thị tất cả chứng từ hóa đơn bán hàng đã lập nhưng chưa ghi sổ với đầy đủ thông tin hiển thị tại các cột: ngày bán, số chứng từ, tên khách hàng, mã số thuế, diễn giải, nghiệp vụ bán hàng đã lập, số tiền và nhân viên thực hiện.

• Nhấp chọn nhiều hóa đơn: chọn 1 hóa đơn bất kỳ, nhấn giữ phím Shift và nhấp chọn đến hóa đơn cần thực hiện.
• Chọn Ngày lập HĐĐT.
• Bấm nút Phát hành.

Hoàn tất thực hiện, hệ thống hiện cảnh báo số lượng chứng từ đã phát hành thành công/ tổng số lượng chứng từ hóa đơn bán hàng đã chọn.

• Tiếp tục vào màn hình quản lý HĐĐT API, thực hiện Cập nhật thông tin HĐ và và thực hiện các thao tác khác.

Các chứng từ hóa đơn bán hàng thực hiện phát hành hàng loạt sẽ có ngày xuất hóa đơn giống nhau.

Khi phát hành HĐĐT hàng loạt, hệ thống sẽ phát hành theo thứ tự chứng từ từ trên xuống, vì vậy số hóa đơn được cấp phát sẽ theo thứ tự tăng dần.

Một số trường hợp đặc biệt khi lập và phát hành hóa đơn điện tử

Lập và phát hành hóa đơn điện tử có dòng chiết khấu trước thuế

1. Khai báo mã hàng có tên là “Chiết khấu” hoặc “Chiết khấu trước thuế” tùy theo  nhu cầu quản lý của khách hàng sao cho phù hợp. Chọn Tính chất HĐĐT của mã hàng là: Chiết khấu.

Nhóm hàng nên chọn cùng nhóm với các mặt hàng bán để phần mềm hạch toán tự động giảm trừ doanh thu trước thuế cùng một tài khoản.

2. Phát hành hóa đơn bán hàng có dòng chiết khấu trước thuế.

Tiến hành lập hóa đơn bán hàng như thông thường, dòng chiết khấu là dòng chi tiết cuối cùng được nhập như sau:

• Vào Chọn mã hàng có tính chất HĐĐT là chiết khấu.
• Nhập số lượng, đơn giá = 0.
• Cột thành tiền: Nhập giá trị âm

Sau khi hoàn tất việc lập hóa đơn thì thực hiện các thao tác phát hành và ghi sổ hóa đơn như thông thường.

Khi hóa đơn được tạo ra trên phần mềm hóa đơn điện tử, dòng chiết khấu sẽ được ghi số dương và tổng số tiền trước thuế sẽ trừ khoản tiền chiết khấu.

Lập và phát hành hóa đơn điện tử có dòng hàng có tính chất là Ghi chú/Diễn giải

1. Khai báo mã hàng có tên cũng chính là nội dung dòng ghi chú/diễn giải mà người dùng muốn hiển thị trên hóa đơn điện tử. Chọn Tính chất HĐĐT của mã hàng là: Ghi chú.

Nhóm hàng nên chọn cùng nhóm với các mặt hàng bán để tiện theo dõi.

2. Phát hành hóa đơn bán hàng có dòng hàng là Ghi chú/Diễn giải.

Tiến hành lập hóa đơn bán hàng như thông thường. Với dòng hàng là ghi chú/ diễn giải có thể thêm vào đầu hoặc vào cuối so với các dòng hàng bán trên hóa đơn bán hàng và để trống các cột: Số lượng, Đơn giá và Thành tiền.

Sau khi hoàn tất việc lập hóa đơn thì thực hiện các thao tác phát hành và ghi sổ hóa đơn như thông thường.

Khi hóa đơn được tạo ra trên phần mềm hóa đơn điện tử, dòng ghi chú/ diễn giải sẽ được tự động gán thông tin Tính chất là Ghi chú/Diễn giải (tên tính chất sẽ tùy theo từng hệ thống HĐĐT).

Lập và phát hành hóa đơn điện tử có dòng hàng Khuyến mãi

1. Người dùng nhấp chọn mục Hệ thống, chọn Tùy chọn hệ thống, chọn dòng Hiển thị và xử lý. Tại phần thiết lập Hóa đơn bán hàng, đánh dấu vào ô Phân biệt hàng tặng, nhấp nút Lưu để hoàn tất việc thiếp lập.
2. Phát hành hóa đơn bán hàng có dòng hàng là Khuyến mãi.

Tiến hành lập hóa đơn bán hàng như thông thường. Với dòng hàng là hàng khuyến mãi sẽ để trống hai cột Đơn giá, Thành tiền và cần nhấp chọn vào ô Hàng tặng trên hóa đơn bán hàng.

Sau khi hoàn tất việc lập hóa đơn thì thực hiện các thao tác phát hành và ghi sổ hóa đơn như thông thường.

Khi hóa đơn được tạo ra trên phần mềm hóa đơn điện tử, dòng hàng là hàng khuyến mãi sẽ được tự động gán thông tin Tính chất là Khuyến mãi cho dòng hàng.

Lập và phát hành hóa đơn điện tử không kê khai, tính nộp thuế GTGT

Là loại hóa đơn dành cho các trường hợp không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT như: khoản thu về bồi thường bằng tiền mặt, bán các sản phẩm trồng trọt, chăn nuôi, thủy sản, góp vốn bằng tài sản, …

Để lập và phát hành hóa đơn loại này, khi lập phiếu Hóa đơn bán hàng bạn chọn nghiệp vụ là: Bán hàng không tính thuế, khi đó phần mềm tự động gán loại hóa đơn là: 13. Bán ra (Không tính thuế).

Tiến hành các thao tác nhập liệu khác như thông thường, … sau khi thực hiện phát hành HĐĐT trên phần mềm kế toán, HĐĐT được phát hành ra là loại hóa đơn Không kê khai thuế tương ứng (tương tự hình bên dưới).