Nhập hóa đơn mua hàng từ tập tin EXCEL

Hỗ trợ người dùng nhập hàng loạt các hóa đơn mua hàng đã có trước đó từ phần mềm bán hàng (POS) hoặc phần mềm kế toán khác vào lại TTSOFT® Pro Accounting một cách nhanh chóng, thuận tiện và ít sai sót.

Các bước thực hiện như sau

Bước 1. Xuất tập tin Excel chuẩn

Nhấp nút Chứng từ, chọn Hóa đơn mua hàng, nhấp phải chuột tại lưới trống và nhấp chọn dòng Đọc từ Excel.
Tại màn hình Danh sách phiếu mua hàng, nhấp phải chuột vào một trong các ô tiêu đề cột (vd: cột Số phiếu, Mã KH, Tên KH, …), nhấp chọn dòng Xuất dữ liệu ra Excel đủ cột.
Khai báo tên tập tin và thư mục chứa tập tin Excel xuất ra, nhấp Save để hoàn tất.

Bước 2. Bổ sung đầy đủ thông tin vào tập tin Excel chuẩn.

Số phiếu: cần đặt theo định dạng chuẩn: MH-1901-0001, với diễn giải:
- MH: lấy theo thông tin Phần mở rộng của loại chứng từ Hóa đơn mua hàng.
- 1901: là 2 chữ số cuối của năm và tháng trên hóa đơn mua hàng.
- 0001: là số thứ tự của phiếu mua hàng và số lượng ký tự phải bằng với chiều dài của loại chứng từ Phiếu mua hàng. (Tham khảo tại Hệ thống > Tùy chọn hệ thống > Phát sinh số phiếu để xem 2 thông tin Phần mở rộng và Chiều dài của loại chứng từ)
- Các dòng có thông tin Số hóa đơn trùng nhau sẽ có cùng thông tin Số phiếu mua hàng.
Mã nghiệp vụ và Tên nghiệp vụ: Mở chứng từ Phiếu mua hàng, nhấp vào biểu tượng vào màn hình Thiết lập nghiệp vụ để xem hai thông tin mã, tên nghiệp vụ.
Mã kho: vào Quản lý, chọn Kho, nhấp nút Thêm Kho để xem thông tin mã và tên kho hàng
Mã nhóm hàng: Vào Quản lý, chọn Hàng hóa, dịch vụ, nhấp nút Chọn nhóm bên góc trái để xem mã nhóm hàng. (Đây là thông tin quan trọng, các mặt hàng cần được gán đúng nhóm.)

Thông tin Mã KH đã có trong danh mục Khách hàng, đối tác: bỏ trống các thông tin Tên KH, Đơn vị xuất hóa đơn, Mã nhóm KH, MST khách hàng, Địa chỉ. Trường hợp đặc biệt, mua hàng từ nhà cung cấp A nhưng nhà cung cấp B xuất hóa đơn, người dùng phải điền các thông tin: Đơn vị xuất hóa đơn, MST khách hàng, Địa chỉ để phần mềm tạo hóa đơn mua vào theo thông tin nhà cung cấp B.

Thông tin Mã hàng đã có trong danh mục Hàng hóa, dịch vụ: bỏ trống các thông tin Tên hàng, Mã nhóm hàng, % VAT HH.

Mẫu excel 1

Bước 3

Sau khi bổ sung thông tin vào tập tin Excel, người dùng có thể nhập các hóa đơn mua hàng vào lại TTSOFT® Pro Accounting.

Bước 4

Người dùng kiểm tra thông tin các hóa đơn vừa được nhập vào và ghi sổ chứng từ để hoàn tất (trừ hóa đơn mua hàng có chọn nghiệp vụ Nhập TSCD / CCDC và ghi tăng hoặc hóa đơn mua hàng có phân bổ chi phí mua hàng, xem thêm phần Lưu ý).
Có thể ghi sổ từng chứng từ hoặc sử dụng chức năng Ghi sổ chứng từ hàng loạt.

Lưu ý: Người dùng phải bổ sung thông tin trước khi thực hiện thao tác Ghi sổ chứng từ đối với các loại hóa đơn mua hàng dưới đây:

Với hóa đơn mua hàng có chọn nghiệp vụ Nhập TSCĐ hoặc CCDC và ghi tăng, cần bổ sung thêm thông tin khấu hao:

Chọn Quản lý, chọn TSCĐ và CCDC.

Nhấp chọn TSCĐ hoặc CCDC cần bổ sung thông tin, chọn nút Thẻ tài sản.

Nhấp nút Sửa thời gian KH, khai báo hai thông tin: số tháng khấu hao, thời điểm khấu hao.

Nhấp tiếp nút Sửa TK chi phí, khai báo thông tin Khoản mục CP.

Với hóa đơn mua hàng có phân bổ chi phí mua hàng: cần bổ sung thêm thông tin phân bổ tại lưới chi tiết 2.Chi phí mua hàng:

Nhấp đôi chuột để mở chi tiết hóa đơn mua hàng

Chọn thẻ có tên 2.Chi phí mua hàng: chọn tài khoản chi phí mua hàng (1562, 1522), nhập số tiền phân bổ.

Nhấp chọn phương pháp phân bổ, nhấp tiếp nút Phân bổ.