Danh mục chi phí trả trước

Hỗ trợ kế toán làm đúng và đủ các quy định về quản lý chi phí trả trước. CrystalBooks tự động lập thẻ CPTT và phát sinh bút toán phân bổ ngay sau khi người dùng lập Phiếu chi (nếu thanh toán ngay) hoặc Phiếu kế toán (nếu ghi nhận công nợ) cho các khoản chi phí trả trước.

Danh mục chi phí trả trước

Quản lý các chi phí trả trước và được nhóm theo thời gian phân bổ (ngắn hạn, dài hạn).

Danh mục chi phí trả trước có bộ lọc tình trạng hiển thị của chi phí trả trước. Bao gồm các tình trạng: Đang theo dõi / Dừng theo dõi / Tất cả. Mặc định danh mục CPTT mở ra sẽ ở tình trạng Đang theo dõi. Người dùng có thể tùy chọn lọc tình trạng để xem thêm các CPTT Dừng theo dõi hoặc xem Tất cả.

Danh mục chi phí trả trước cũng cho phép người dùng biết được tình trạng của CPTT tại thời điểm hiện tại. 

• Chưa lập thẻ CPTT: tên chi phí trả trước được in đậm trong danh sách.
• Đang phân bổ: tên chi phí trả trước không được in đậm và đang trong thời gian phân bổ.

Danh mục chi phí trả trước cho phép theo dõi một số thông tin liên quan sau:

• Chứng từ mua CPTT
• Số tiền phân bổ
• Số tháng phân bổ
• Tháng bắt đầu phân bổ
• Số đã phân bổ và giá trị còn lại chi phí trả trước
• Khoản mục phí ghi nhận phân bổ

Ngoài ra, màn hình danh mục chi phí trả trước có hỗ trợ kiểm soát các lỗi của Thẻ CPTT bằng biểu tượng  ở cột cuối màn hình.

Một số lỗi cơ bản người dùng hay gặp: tài khoản phân bổ chi phí (154, 627) có theo dõi đối tượng và chưa thực hiện khai chi tiết phân bổ trong thẻ CPTT hoặc người dùng có khai báo chi tiết phân bổ nhưng tháng bắt đầu phân bổ lại khác tháng mua mới chi phí trả trước.

Chức năng quản lý chi phí trả trước

Màn hình quản lý chi phí trả trước hỗ trợ các chức năng sau:

• Thêm CPTT mới.
• Thẻ phân bổ chi phí trả trước (Thẻ CPTT).
• Xem phiếu: xem nhanh chứng từ nhập chi phí trả trước.
• Thiết lập khoản mục phí (bộ phận sử dụng) và tài khoản CPTT (ngắn hạn, dài hạn).
• Nhập chi phí trả trước cũ.

1. Khai báo khoản mục phí

• Khoản mục phí
  • Màn hình theo dõi khoản mục phí chính là các tài khoản dùng phân bổ chi phí.
  • Bấm phải chuột để thêm mới khoản mục.
  • Ngoài ra, người dùng có thể sử dụng màn hình này để khai báo cụ thể các chi phí sản xuất kinh doanh cần theo dõi tại doanh nghiệp vào cột Tên mục phí, ví dụ như: điện-nước, internet, thuê nhà, tiếp khách, … 

• Khi lập Phiếu chi (chọn nghiệp vụ thanh toán HĐ chi phí), tại màn hình Bảng kê hóa đơn chi phí, Tên mục phí sẽ tự động gán vào cột Diễn giải giúp người dùng tiết kiệm thời gian hơn cho việc nhập liệu

• Khi lập Phiếu kế toán, người dùng cũng có thể chọn Khoản mục phí tại cột Ghi chú.

  

  2. Thêm Chi phí trả trước mới

  Bấm nút + Thêm CPTT mới.

  Khai báo các thông tin sau:

  3. Nhập Chi phí trả trước cũ

  Dùng để theo dõi các khoản CPTT phát sinh từ năm tài chính cũ và tiếp tục phân bổ trong năm tài chính mới.

  Xem thêm: cách nhập Số dư CPTT

  CPTT tương tự nhau, bấm nút Sao chép ở màn hình Thêm CPTT mới khi tạo nhiều mã.

  Chức năng Sửa lịch hỗ trợ người dùng thay đổi số tiền phân bổ theo ý muốn.

  Các tiện ích màn hình quản lý Danh mục CPTT

  Bấm chuột phải vào màn hình quản lý Danh mục CPTT, có các tiện ích sau:

  

  • • Khi lập Phiếu chi (chọn nghiệp vụ thanh toán HĐ chi phí), tại màn hình Bảng kê hóa đơn chi phí, Tên mục phí sẽ tự động gán vào cột Diễn giải giúp người dùng tiết kiệm thời gian hơn cho việc nhập liệu.
    • Khi lập Phiếu kế toán, người dùng cũng có thể chọn Khoản mục phí tại cột Ghi chú.
    • Mã CPTT: Có thể để trống ô mã, phần mềm sẽ tự động phát sinh
    • Tên CPTT: Tên gọi của khoản chi phí trả trước
    • Loại CPTT: Chọn phân bổ trong ngắn hạn / dài hạn
    • Số tháng trả trước: Nhập số tháng phân bổ (ngắn hạn: dưới 12 tháng, dài hạn: trên 12 tháng)
    • Mục phí: Chọn tài khoản ghi nhận chi phí phân bổ
    • Các tiện ích Thêm CPTT mới, Thẻ CPTT, Xem chi tiết phiếu, Thiết lập, Nhập CPTT cũ: tương tự các nút chức năng tương ứng.
    • Cập nhật nhanh thông tin CPTT: hỗ trợ thay đổi nhanh thông tin tình trạng Hiển thị.
    • Xóa nhanh nhiều CPTT: hỗ trợ xóa nhanh nhiều CPTT chưa lập thẻ.
    • Chuẩn hóa mã: nếu CPTT đã được tạo mã trước đó có dùng một số ký tự đặc biệt như khoảng trắng, $, %, (), &, +, … thì cần thực hiện chuẩn hóa mã. Tiện ích này hỗ trợ thay đổi các ký tự đặc biệt kể trên thành ký tự thay thế phù hợp.