Quản lý thông tin hợp đồng
Các thao tác quản lý, theo dõi các công việc liên quan đến Hợp đồng.
Vào menu Quản lý > Hợp đồng.
Các hợp đồng phát sinh được quản lý tại màn hình này, gồm: hợp đồng mua, hợp đồng bán, hợp đồng vay.
Các bộ lọc xem thông tin hợp đồng
- Ô gõ tìm kiếm thông tin hợp đồng.
- Bộ lọc hiển thị: tất cả loại hợp đồng, hợp đồng mua, hợp đồng bán, hợp đồng vay. Mặc định hiển thị tất cả hợp đồng.
- Tình trạng hợp đồng: đang theo dõi, dừng theo dõi, tất cả. Mặc định hiển thị tình trạng đang theo dõi.
Các nút chức năng hiện có
- Thêm: tạo mới hợp đồng.
- Sửa: chọn hợp đồng và điều chỉnh thông tin hợp đồng.
- Xóa: chọn hợp đồng và xóa bỏ hợp đồng.
- Xem chi tiết PS: chọn hợp đồng, bấm nút Xem chi tiết PS để mở màn hình Chi tiết phát sinh theo hợp đồng.
Thông tin chi tiết hợp đồng
Màn hình quản lý hợp đồng, các thông tin hiển thị gồm có:
- Số hợp đồng
- Loại hợp đồng: gom nhóm theo từng loại hợp đồng mua/bán/vay.
- Nội dung: hiển thị nội dung chi tiết hợp đồng.
- Tên đối tượng: tên khách hàng theo dõi trong hợp đồng.
- Ngày hiệu lực: ngày ký hợp đồng.
- Nhân viên phụ trách: tên nhân viên phụ trách hợp đồng.
- ĐVTT: đơn vị tiền tệ
- Tổng giá trị: là giá trị hợp đồng được khai báo ở màn hình chi tiết Hợp đồng.
- Tổng thực hiện = số tiền ô Giá trị đã thực hiện (ở màn hình chi tiết Hợp đồng) + tổng tiền các bút toán ghi Nợ TK 131 (với hợp đồng bán) hoặc ghi Có TK 331 (với hợp đồng mua) hoặc ghi Có TK 341 (với hợp đồng vay) có chọn hợp đồng tương ứng.
- Tổng thanh toán = số tiền ô Giá trị đã thanh toán (ở màn hình chi tiết Hợp đồng) + tổng tiền các bút toán ghi Có TK 131 (hợp đồng bán) hoặc ghi Nợ TK 331 (hợp đồng mua) hoặc ghi Nợ TK 341 (hợp đồng vay) có chọn hợp đồng tương ứng.
- Chưa thanh toán = giá trị cột Tổng thực hiện – giá trị cột Tổng thanh toán
- Phải thu = tổng cộng Số phải thu (ở màn hình Chi tiết phát sinh theo hợp đồng) của các hóa đơn (chứng từ) liên quan.
- Phải trả = tổng cộng Số phải trả (ở màn hình Chi tiết phát sinh theo hợp đồng) của các hóa đơn (chứng từ) liên quan.
Trường hợp tài khoản phải thu / phải trả / các khoản vay không thiết lập theo dõi Số dư công nợ theo hóa đơn thì KHÔNG hiển thị giá trị cột Phải thu / Phải trả. Đồng thời, ở màn hình Chi tiết phát sinh của hơp đồng, KHÔNG hiển thị thẻ Chi tiết theo hóa đơn.
Các tiện ích (menu chuột phải)
Màn hình quản lý thông tin hợp đồng, nhấp chuột phải, hiển thị các tiện ích sau:
- Xem nhanh chi tiết phát sinh: mở nhanh màn hình chi tiết phát sinh theo hợp đồng.
- Xóa nhanh nhiều HĐ: xóa cùng lúc nhiều hợp đồng.
- In danh sách: hỗ trợ xem và in danh sách mẫu hợp đồng.
- Đọc dữ liệu: làm mới dữ liệu.
Thao tác tạo mới hợp đồng
Bấm nút Thêm để khai báo thông tin:
- Loại hợp đồng (*): gồm hợp đồng mua/hợp đồng bán/hợp đồng vay.
- Số hợp đồng (*): nhập số hợp đồng cần theo dõi
- Nội dung hợp đồng: ghi nội dung theo dõi của hợp đồng.
- Đối tượng (*): gán tên khách hàng với hợp đồng tương ứng.
- Ngày hiệu lực, ngày kết thúc hợp đồng
- Giá trị hợp đồng: nhập giá trị ghi trên hợp đồng
- ĐVTT: chọn đơn vị tiền tệ theo dõi là VND/USD/EUR.
- Giá trị đã thực hiện
- Giá trị đã thanh toán
- Ghi chú: nhập ghi chú khác liên quan đến hợp đồng
- Nhân viên phụ trách hợp đồng
Giá trị đã thực hiện/giá trị đã thanh toán: trường hợp hợp đồng đã được theo dõi trước khi sử dụng phần mềm, người dùng sẽ nhập tay 2 giá trị này vào để tiếp tục theo dõi thông tin của hợp đồng.
Lập chứng từ theo dõi hợp đồng
Các chứng từ hỗ trợ người dùng ghi nhận các giá trị liên quan đến hợp đồng: hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng, phiếu thu, phiếu chi, phiếu kế toán.
Các bước thực hiện như sau:
- Xác định chứng từ cần lập: hóa đơn mua hàng/hóa đơn bán hàng/phiếu thu/phiếu chi/phiếu kế toán để ghi nhận giá trị hợp đồng.
- Chọn đối tượng khách hàng: tên khách hàng được gắn với thông tin hợp đồng đã khai báo trước đó.
- Chọn số hợp đồng tương ứng.
- Ghi sổ chứng từ.
Minh họa màn hình Hóa đơn mua hàng:
Minh họa màn hình Phiếu chi:
Quản lý hợp đồng trên Phiếu kế toán:
Khi chọn thông tin hợp đồng ở master phiếu, thông tin này tự động được gán vào cột Hợp đồng ở tab Bút toán và có thể thay đổi khi cần.
Các dòng bút toán bắt buộc phải khai báo thông tin Hợp đồng là như nhau.
Xem chi tiết phát sinh hợp đồng
- Vào menu Quản lý > Hợp đồng.
- Chọn hợp đồng cần xem, bấm nút Xem chi tiết PS.
- Màn hình Chi tiết phát sinh theo hợp đồng, thẻ Chi tiết hóa đơn: hiển thị toàn bộ chứng từ liên quan đến hợp đồng đang xem. Cột Số phải thu/Số phải trả thể hiện khoản công nợ hoặc khoản đã thanh toán của hợp đồng.
- Màn hình Chi tiết phát sinh theo hợp đồng, thẻ Chi tiết bút toán: hiển thị chi tiết các dòng bút toán của chứng từ mua/bán hàng, phiếu thu/chi và phiếu kế toán có liên quan đến hợp đồng đang xem.
- Sử dụng menu chuột phải ở màn hình Chi tiết phát sinh theo hợp đồng, có các tiện ích sau:
- Thanh toán hóa đơn: thực hiện áp thanh toán cho các hóa đơn mua hàng/ bán hàng với phiếu chi/ phiếu thu tương ứng, cụ thể trên màn hình này, công nợ của một khách hàng đang hiển thị số tiền ở cả 2 cột Số phải thu và Số phải trả. Vì vậy, kế toán cần lập áp thanh toán các chứng từ này với nhau.
- Chi tiết phiếu: nhấp chọn chứng từ và xem chi tiết phiếu đã lập. Ví dụ: chọn số chứng từ MH-2011-0001, mở màn hình Hóa đơn mua hàng.
