Lập Phiếu kế toán từ tập tin Excel

Hỗ trợ người dùng nhập hàng loạt các phiếu kế toán đã có trước đó vào TTSOFT® Pro Accounting một cách nhanh chóng, thuận tiện và ít sai sót.

Các bước thực hiện như sau

Bước 1. Xuất tập tin Excel chuẩn

1. Nhấp nút Chứng từ, chọn Phiếu kế toán, nhấp phải chuột tại lưới trống và nhấp chọn dòng Đọc dữ liệu từ Excel.
2. Tại màn hình Danh sách chi tiết phiếu kế toán, nhấp phải chuột vào cột tiêu đề, nhấp chọn dòng Xuất dữ liệu ra Excel đủ cột.
3. Khai báo tên tập tin và thư mục chứa tập tin Excel xuất ra, nhấp Save để hoàn tất.

Bước 2. Điền thông tin vào tập tin Excel chuẩn

Các cột trong file Excel, người dùng sẽ nhập đầy đủ thông tin.

Một số cột cần lưu ý như sau:

1. Số phiếu: cần đặt theo định dạng chuẩn: KT-100001, với:
   1. KT: lấy theo thông tin Phần mở rộng của loại chứng từ Phiếu kế toán
   2. 10: là 2 chữ số của tháng trên Phiếu kế toán
   3. 0001: là số thứ tự tăng dần của phiếu kế toán.
   4. Tham khảo tại Hệ thống > Tùy chọn hệ thống > Định dạng số phiếu để xem thông tin Phần mở rộng và Chiều dài của loại chứng từ

Các dòng có thông tin Số phiếu giống nhau khi import vào TTSOFT® Pro Accounting thì chỉ tạo 1 phiếu với nhiều dòng chi tiết.

2. Ngày ghi sổ, Hạn thanh toán, Diễn giải: Trong đó thông tin Hạn thanh toán có thể để trống.
3. Mã ĐT Nợ/Có và Tên ĐT Nợ/Có (nếu có): Nhấp chọn mục Quản lý, chọn một trong các mục Hàng hóa và dịch vụ, Khách hàng và đối tác, TSCĐ và CCDC, Chi phí trả trước và Đối tượng tính giá thành để xem hai thông tin Mã đối tượng và Tên đối tượng liên quan.
4. Tài khoản Nợ và Tài khoản Có: Bắt buộc phải điền đầy đủ thông tin và phải là tài khoản cấp con nhỏ nhất (có thể vào Hệ thống > Thiết lập kế toán > Hệ thống tài khoản để xem tài khoản cấp con nhỏ nhất)
5. Số tiền, Đơn vị tiền tệ (ĐVTT), Tỷ giá, Tiền quy đổi, Ghi chú: Nhập đầy đủ thông tin cho các cột này, trong đó cột Ghi chú có thể để trống.
6. Thông tin Hóa đơn / Hợp đồng: Nhập các thông tin Mã loại HĐ, Ký hiệu mẫu, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, Ngày hóa đơn, Đơn vị phát hành, MST, Mặt hàng, %VAT, Tiền hàng, Tiền thuế, Tổng cộng, Diễn giải, Hợp đồng (nếu có)

   • Cột mã loại hóa đơn: vào Hệ thống > Thiết lập kế toán > Hằng số và xem mã loại hóa đơn tại cột Chỉ số ứng với Tên gọi hóa đơn, ví dụ: Mua vào được khấu trừ thì cột mã loại HĐ là 1.

Bước 3. Đọc tập tin Excel vào TTSOFT® Pro Accounting

• Sau khi bổ sung thông tin vào tập tin Excel, người dùng có thể import thông tin các phiếu kế toán vào lại TTSOFT® Pro Accounting.

Bước 4. Kiểm tra và ghi sổ chứng từ

• Người dùng kiểm tra thông tin các phiếu kế toán vừa được import vào, khai báo bổ sung thông tin hóa đơn kèm theo (Tab Hóa đơn) và ghi sổ chứng từ để hoàn tất.
• Có thể ghi sổ từng chứng từ hoặc sử dụng chức năng Ghi sổ chứng từ hàng loạt.