Láºp Phiếu kế toán từ táºp tin Excel
Há»— trợ ngÆ°á»i dùng nháºp hà ng loạt các phiếu kế toán đã có trÆ°á»›c đó và o TTSOFT® Pro Accounting má»™t cách nhanh chóng, thuáºn tiện và Ãt sai sót.
Các bước thực hiện như sau
BÆ°á»›c 1. Xuất táºp tin Excel chuẩn
- Nhấp nút Chứng từ, chá»n Phiếu kế toán, nhấp phải chuá»™t tại lÆ°á»›i trống và nhấp chá»n dòng Äá»c dữ liệu từ Excel.
- Tại mà n hình Danh sách chi tiết phiếu kế toán, nhấp phải chuá»™t và o cá»™t tiêu Ä‘á», nhấp chá»n dòng Xuất dữ liệu ra Excel đủ cá»™t.
- Khai báo tên táºp tin và thÆ° mục chứa táºp tin Excel xuất ra, nhấp Save để hoà n tất.
BÆ°á»›c 2. Äiá»n thông tin và o táºp tin Excel chuẩn
Các cá»™t trong file Excel, ngÆ°á»i dùng sẽ nháºp đầy đủ thông tin.
Một số cột cần lưu ý như sau:
- Số phiếu: cần đặt theo định dạng chuẩn: KT-100001, với:
- KT: lấy theo thông tin Phần mở rộng của loại chứng từ Phiếu kế toán
- 10: là 2 chữ số của tháng trên Phiếu kế toán
- 0001: là số thứ tự tăng dần của phiếu kế toán.
- Tham khảo tại Hệ thống > Tùy chá»n hệ thống > Äịnh dạng số phiếu để xem thông tin Phần mở rá»™ng và Chiá»u dà i của loại chứng từ
Các dòng có thông tin Số phiếu giống nhau khi import và o TTSOFT® Pro Accounting thì chỉ tạo 1 phiếu vá»›i nhiá»u dòng chi tiết.
- Ngà y ghi sổ, Hạn thanh toán, Diễn giải: Trong đó thông tin Hạn thanh toán có thể để trống.
- Mã ÄT Nợ/Có và Tên ÄT Nợ/Có (nếu có): Nhấp chá»n mục Quản lý, chá»n má»™t trong các mục Hà ng hóa và dịch vụ, Khách hà ng và đối tác, TSCÄ và CCDC, Chi phà trả trÆ°á»›c và Äối tượng tÃnh giá thà nh để xem hai thông tin Mã đối tượng và Tên đối tượng liên quan.
- Tà i khoản Nợ và Tà i khoản Có: Bắt buá»™c phải Ä‘iá»n đầy đủ thông tin và phải là tà i khoản cấp con nhá» nhất (có thể và o Hệ thống > Thiết láºp kế toán > Hệ thống tà i khoản để xem tà i khoản cấp con nhá» nhất)
- Số tiá»n, ÄÆ¡n vị tiá»n tệ (ÄVTT), Tá»· giá, Tiá»n quy đổi, Ghi chú: Nháºp đầy đủ thông tin cho các cá»™t nà y, trong đó cá»™t Ghi chú có thể để trống.
- Thông tin Hóa Ä‘Æ¡n / Hợp đồng: Nháºp các thông tin Mã loại HÄ, Ký hiệu mẫu, Ký hiệu hóa Ä‘Æ¡n, Số hóa Ä‘Æ¡n, Ngà y hóa Ä‘Æ¡n, ÄÆ¡n vị phát hà nh, MST, Mặt hà ng, %VAT, Tiá»n hà ng, Tiá»n thuế, Tổng cá»™ng, Diá»…n giải, Hợp đồng (nếu có)
-
Cá»™t mã loại hóa Ä‘Æ¡n: và o Hệ thống > Thiết láºp kế toán > Hằng số và xem mã loại hóa Ä‘Æ¡n tại cá»™t Chỉ số ứng vá»›i Tên gá»i hóa Ä‘Æ¡n, và dụ: Mua và o được khấu trừ thì cá»™t mã loại HÄ là 1.
-
BÆ°á»›c 3. Äá»c táºp tin Excel và o TTSOFT® Pro Accounting
- Sau khi bổ sung thông tin và o táºp tin Excel, ngÆ°á»i dùng có thể import thông tin các phiếu kế toán và o lại TTSOFT® Pro Accounting.
Bước 4. Kiểm tra và ghi sổ chứng từ
- NgÆ°á»i dùng kiểm tra thông tin các phiếu kế toán vừa được import và o, khai báo bổ sung thông tin hóa Ä‘Æ¡n kèm theo (Tab Hóa Ä‘Æ¡n) và ghi sổ chứng từ để hoà n tất.
- Có thể ghi sổ từng chứng từ hoặc sỠdụng chức năng Ghi sổ chứng từ hà ng loạt.