Thêm hóa đơn mua hàng - từ XML

1. Menu Chứng từ > Chức năng mở rộng > Thêm chứng từ - từ XML để mở màn hình Thêm chứng từ hàng loạt từ XML.
2. Tại ô Thư mục XML, nhấp vào nút ba chấm (…) chỉ đến thư mục chứa các tập tin XML mới (là các XML chưa được đọc vào phần mềm).

Thư mục này sẽ tự động hiển thị nếu người dùng có thiết lập Thư mục XML mặc định trong phần thiết lập.

3. Nhấp nút Đọc dữ liệu XML để đọc các thông tin có trong tập tin XML vào màn hình Thêm chứng từ hàng loạt từ XML. Tối đa phần mềm hiển thị 50 XML / lần đọc dữ liệu.
4. Khai báo cột Loại c/từ PS (loại chứng từ phát sinh): chọn 1-HĐMH. Và cột Chọn PS (chọn phát sinh): có check chọn tức muốn phát sinh HĐ mua hàng từ XML. Ngược lại, 1A sẽ bỏ qua các XML này.

Người dùng có thể gán thông tin Loại c/từ PS cho hàng loạt các XML nhờ tiện ích Gán loại c/từ = HĐMH – nhiều dòng bằng cách nhấp phải chuột trên lưới màn hình.

5. Nhấp tiếp nút Thực hiện để tạo chứng từ. Có 2 trường hợp xảy ra gồm: ..

• Phát sinh chứng từ thành công: số chứng từ sẽ hiển thị ở cột Số HĐMH. Người dùng có thể nhấp đôi vào XML để xem nhanh chứng từ vừa tạo.
• Hiển thị màn hình Xử lý dữ liệu danh mục: màn hình này hiển thị khi Tên ĐVT (trên XML) hoặc Tên HHDV (trên XML) không có sẵn trong danh mục HHDV và ĐVT của phần mềm. Người dùng thực hiện xử lý danh mục theo 1 trong 2 cách dưới đây và nhấp tiếp vào nút F9 - PS chứng từ để phát sinh chứng từ .
  • Nhập mã mới: nhập mã đơn vị tính vào cột Mã ĐVT (XML) và nhập mã hàng hóa, dịch vụ vào cột Mã HHDV (XML) nếu cột này đang để trống. Nhấp nút Lưu để hoàn tất xử lý danh mục.
  • Chọn lại mã có sẵn: nhấp vào cột Mã ĐVT (DM) – mã đơn vị tính trong danh mục và cột Mã HHDV (DM) – mã hàng hóa dịch vụ trong danh mục để chọn mã ĐVT và mã HHDV có sẵn trong danh mục phần mềm cho các tên đơn vị tính (XML) và tên hàng hóa dịch vụ (XML). Nhấp nút Lưu để hoàn tất xử lý danh mục.

6. Vào màn hình danh sách HĐMH để kiểm tra và thực hiện ghi sổ hàng loạt các hóa đơn mua hàng vừa tạo từ XML.

Thêm phiếu chi (nghiệp vụ Thanh toán HĐ chi phí) - từ XML

1. Menu Chứng từ > Chức năng mở rộng > Thêm chứng từ - từ XML để mở màn hình Thêm chứng từ hàng loạt từ XML.
2. Tại ô Thư mục XML, nhấp vào nút ba chấm (…) chỉ đến thư mục chứa các tập tin XML mới (là các XML chưa được đọc vào phần mềm).

Thư mục này sẽ tự động hiển thị nếu người dùng có thiết lập Thư mục XML mặc định trong phần thiết lập.

3. Nhấp nút Đọc dữ liệu XML để đọc các thông tin có trong tập tin XML vào màn hình Thêm chứng từ hàng loạt từ XML. Tối đa phần mềm hiển thị 50 XML / lần đọc dữ liệu.
4. Khai báo hai thông tin sau:
   • Cột Loại c/từ PS (loại chứng từ phát sinh): chọn loại 2-Phiếu chi.
   • Cột Chọn PS (chọn phát sinh): có check chọn tức muốn phát sinh phiếu chi từ XML. Ngược lại, phần mềm sẽ bỏ qua các XML này.

Người dùng có thể gán thông tin Loại c/từ PS cho hàng loạt các XML nhờ tiện ích Gán loại c/từ = PH.CHI – nhiều dòng bằng cách nhấp phải chuột trên lưới màn hình.

5. Nhấp tiếp nút Thực hiện để tạo chứng từ: tùy vào thiết lập nghiệp vụ tại mục 1 PC nhiều HĐ, phần mềm sẽ có xử lý tương ứng sau:
   1. Không có đánh dấu: phần mềm phát sinh ngay phiếu chi và số chứng từ sẽ hiển thị ở cột Số phiếu chi. Người dùng có thể nhấp đôi vào để xem nhanh chứng từ vừa tạo.
   2. Có đánh dấu: hiển thị thêm màn hình Khai báo gộp hóa đơn vào phiếu chi, người dùng cần chọn các HĐ chi phí cần gộp vào 1 phiếu chi, bằng cách:
      • Bước 1: Nhấp trái chuột vào HĐ đầu tiên > ấn giữ phím Ctrl > nhấp trái chuột vào HĐ tiếp theo cho đến HĐ cuối cùng cần gộp vào phiếu chi.
      • Bước 2: nhấp vào nút Gộp vào một phiếu chi để tạo Mã gộp phiếu chi đầu tiên.
      • Bước 3: nếu vẫn cần gộp nhiều HĐ vào một phiếu chi, thực hiện tiếp 2 bước trên. Nếu không cần gộp, người dùng nhấp tiếp nút Tiếp tục để phát sinh phiếu chi.

Thông tin NGÀY PHIẾU CHI được lấy theo Ngày thực hiện tạo phiếu chi từ tập tin XML.

6. Vào màn hình danh sách Phiếu chi, mở lần lượt các phiếu chi vừa tạo, nhấp vào nút F11 – Nhập hóa đơn chi phí để bổ sung thông tin cho phiếu chi, gồm: cột Diễn giải, cột TK Nợ và cột CPTT (nếu chi phí là chi phí trả trước) và ghi sổ phiếu chi để hoàn tất.

Thao tác khác

Các thao tác khác như: xem lại các tập tin XML đã đọc, tính năng ở Menu chuột phải, ...

Xem lại các tập tin XML đã đọc vào phần mềm

Hỗ trợ người dùng xem lại các tập tin XML đã đọc vào phần mềm, bao gồm các tình trạng: Mới tạo, Đã đọc DL (dữ liệu), Đã PS phiếu.

Thao tác thực hiện:

1. Chọn option Xem lại XML theo ngày đọc.
2. Chọn khoảng thời gian cần xem Từ ngày – Đến ngày.
3. Bấm nút Đọc dữ liệu.

Một số tính năng ở menu chuột phải tại màn hình Thêm chứng từ - từ XML

1. Gán loại c/từ = HĐMH - nhiều dòng, Gán loại c/từ = PH.CHI – nhiều dòng: dùng để gán Loại c/từ PS là HĐ mua hàng / Phiếu chi cho hàng loạt các XML được chọn.
2. Xóa – nhiều dòng: nhấp chọn nhiều dòng và xóa. Thao tác xóa này chỉ xóa thông tin XML đã đọc, không xóa chứng từ đã phát sinh từ XML.
3. Xuất tập tin XML: xuất XML đã lưu trong phần mềm ra ngoài.
4. Chi tiết phiếu phát sinh: xem nhanh chứng từ phát sinh từ XML.